Vijf stappen voor bedrijfscontinuïteitsplanning

Van overstromingen tot branden: eigenaren van kleine bedrijven kopen een verzekering om hun vermogen te beschermen: werknemers, apparatuur, benodigdheden en de ruimte die ze bezitten of leasen. Maar geen enkele zakelijke verzekering of aansprakelijkheidsbescherming kan voorkomen dat een ramp een klein bedrijf treft. Businesscontinuïteitsplanning helpt ondernemers om te beslissen hoe ze het bedrijf runnen als er zich een ramp voordoet en ze niet in staat zijn om volledig te functioneren vanwege schade.

Beoordeel potentiële risico's en kosten

Maak een lijst van mogelijke risico's die van invloed kunnen zijn op uw bedrijf. Sommige risico's, zoals het weer, zijn mogelijk gebaseerd op de geografische locatie, terwijl andere risico's, zoals verloren klantgegevens of brand, bij elk bedrijf kunnen voorkomen. Concentreer u op gebeurtenissen die uw bedrijf ervan weerhouden om klanten te bedienen en van dienst te zijn. Schat de potentiële kosten van elk risico en noteer hoe het risico van invloed kan zijn op de manier waarop uw bedrijf loopt. Verzin manieren waarop uw bedrijf zichzelf kan beschermen tegen mogelijke risico's.

Ontwikkel alternatieve manieren om uw bedrijf te runnen

Op basis van de potentiële risico's die uw bedrijf zou kunnen lopen, ontwikkel alternatieve manieren om met dagelijkse zakelijke taken om te gaan mocht een ongelukkige gebeurtenis zich voordoen. Overweeg waar medewerkers zich melden als ze het bedrijf niet kunnen betreden en bepaal of er medewerkers zijn die over de middelen beschikken om vanuit huis of een ander extern kantoor te werken. Zorg ervoor dat het plan een plan bevat voor toegang tot klant- en bedrijfsgegevens, waarvan off-site een back-up moet worden gemaakt. Plan ook hoe de salariëring wordt afgehandeld.

Maak een lijst met essentiële contacten

Maak een lijst met belangrijke contacten die uw bedrijf nodig heeft voor het geval er zich een ramp voordoet. De lijst moet essentiële werknemers bevatten die van cruciaal belang zijn om het bedrijf weer operationeel te maken. Neem contactinformatie op voor lokale noodhulpverleners, verkopers en leveranciers, verzekeringsagenten, accountants en andere consultants die het bedrijf gebruikt. Wijs medewerkers toe om contact te leggen met deze contacten.

Een medewerker moet contact opnemen met klanten om hen te laten weten wat er is gebeurd, hoe dit van invloed zal zijn op diensten of producten die zij van uw bedrijf ontvangen, wanneer u verwacht dat ze opnieuw zullen worden geopend en hoe u door zult gaan tot de zaken weer normaal zijn. Het laatste wat u wilt is dat klanten verkeerde informatie van de media krijgen of uw locatie alleen bezoeken om te zien dat deze gesloten is.

Identificeer uw kernproducten en services

Weet welke producten en services het meeste geld opleveren voor het bedrijf, want dit is waar medewerkers zich moeten concentreren om te zorgen dat het bedrijf op de meest efficiënte manier weer op het goede spoor komt. Dit omvat het samenbrengen van middelen om producten en services aan klanten tijdig te leveren.

Test het plan

Nadat het plan is geschreven en beoordeeld door belangrijke medewerkers en management, moet het plan worden verspreid onder het voltallige personeel en moet het worden getest. Op deze manier kunt u zien of er gegevens zijn die u hebt gemist, zodat u wijzigingen kunt aanbrengen.