Hoe een actieplan voor incidenten schrijven

Een snelle en passende reactie op een incident kan uw bedrijf helpen voorkomen dat een urgente situatie een complete crisis wordt. In tijden van stress kunnen uw medewerkers in paniek raken of verklaringen afleggen die schadelijk zijn voor uw bedrijf. Het ontwerpen en implementeren van een uitgebreid actieplan voor incidenten, stelt u in staat om een ​​duidelijk en specifiek beleid op te stellen en kan uw medewerkers zelfs in staat stellen om hun reacties op incidenten van tevoren te oefenen.

Definieer een incident

Het hebben van duidelijk gedefinieerde regels, een geschreven actieplan en een duidelijke commandostructuur zullen uw organisatie ondersteunen bij het onder ogen zien van mogelijke public relations-nachtmerries. Het management binnen uw organisatie heeft mogelijk een ander begrip van wat een incident vormt. Definieer een incident duidelijk in uw responsplan en als er te veel mogelijke incidenten zijn om deze te specificeren, kunt u in plaats daarvan proberen kenmerken van een incident op te sommen. U kunt bijvoorbeeld alles definiëren als een incident dat uw bedrijf onderwerpt aan negatieve publiciteit, dat het bedrijf meer geld kost dan binnen uw budget valt of dat bedrijfsgeheimen blootlegt.

Rapportagetaken

Als u een incident goed wilt beheren, moet u ervoor zorgen dat de juiste beheerders hiervan onmiddellijk op de hoogte worden gesteld. Merk duidelijk de manager op die verantwoordelijk is voor de afhandeling van elk type incident, en zet de commandostructuur uiteen voor het omgaan met crises. Het is ook verstandig om procedures vast te stellen voor de manier waarop een incident zal worden gedocumenteerd. U kunt bijvoorbeeld een formulier voor het melden van vertrouwelijke incidenten ontwikkelen. Stel duidelijke deadlines vast voor hoe snel een incident moet worden gemeld - of dit nu onmiddellijk is, aan het einde van de dag of aan het einde van de week.

Publieke relaties

Incidenten kunnen uit de hand lopen als ze de reputatie van uw bedrijf aantasten. Evenzo kan een goede afhandeling van crises door verantwoordelijkheid van het bedrijf en integriteit de loyaliteit van klanten voor de lange termijn behouden. Stel een duidelijk beleid vast voor hoe en wanneer incidenten aan het publiek worden gerapporteerd, en hoe u hiermee omgaat als een externe entiteit wind krijgt van een potentieel schadelijke crisis. Als een hacker bijvoorbeeld toegang heeft tot de computer van uw bedrijf en toegang heeft tot gevoelige klantinformatie, moeten uw klanten dat weten. Bepaal hoe u klanten op de hoogte zult stellen en zorg ervoor dat u duidelijke beleidsregels hebt om problemen van klanten te verhelpen.

Onderzoek van incidenten

Het is niet genoeg om te reageren op een incident en om te gaan met public relations in de onmiddellijke nasleep. U moet ook duidelijke doelen stellen voor het onderzoeken van de oorzaak van incidenten en het verhelpen van beleid of procedures die hebben bijgedragen aan het incident. Geef aan wie verantwoordelijk is voor het onderzoeken van incidenten en wat de oplossing van het incident is. U moet ook nagaan of u de details van een onderzoek bekendmaakt aan het publiek.