Hoe een referentiesjabloon voor werkgelegenheid te schrijven

Het schrijven van referenties kan zeer tijdrovend zijn, maar eigenaars en managers van kleine bedrijven kunnen de tijd die aan referenties wordt besteed minimaliseren door een referentiesjabloon te maken, wat als bijkomend voordeel heeft dat het proces consistenter is. Eigenaren van kleine bedrijven zijn mogelijk bezorgd over aansprakelijkheidskwesties bij het verstrekken van een referentie, maar in de meeste deelstaten wordt een werkgever doorgaans beschermd tegen aansprakelijkheid, op voorwaarde dat de verstrekte informatie feitelijk en werkgerelateerd is en te goeder trouw wordt gegeven. Een referentiesjabloon kan het personeel begeleiden met betrekking tot de verstrekte werkgerelateerde informatie en kan managers wegleiden van niet-af te raden onderwerpen van discussie.

1.

Formatteer de sjabloon op officiële briefpapier - als uw kleine onderneming officiële referenties toestaat - en gebruik formele briefvormingsconventies zoals 'Geachte heer / mevrouw'.

2.

Maak een sjabloon voor de openingsparagraaf van de standaardbrief, waarin wordt uitgelegd hoe lang u de aanvrager kent, waar, wanneer en in welke hoedanigheid u de gelegenheid had om toezicht te houden of zijn werk te observeren, en een verklaring waarin uw eigen functie wordt vermeld. Bijvoorbeeld: "Ik ben verheugd deze brief te schrijven ter ondersteuning van [naam] .Ik heb [naam] sinds [datum] gekend. Ik had de gelegenheid om de [werk] prestaties van [naam] te observeren wanneer [korte uitleg van wanneer u werkte samen]."

3.

Geef een algemene beschrijving van de interpersoonlijke vaardigheden, werkgewoonten en leiderschapskwaliteiten van de sollicitant in de volgende alinea. Geef opties op waaruit u de meest geschikte kunt selecteren bij het schrijven van de brief. Bijvoorbeeld: "[Naam] is [uiterst / zeer / redelijk] betrouwbaar. Hij [altijd / meestal] arriveert op tijd en kan [altijd / doorgaans] worden gebruikt om opdrachten en projecten in te leveren [ruim vóór / vóór / door] de deadline. "

4.

Neem wat meer specifieke, gedetailleerde informatie over de persoon op. Omdat dit gedeelte van de brief zo ​​geïndividualiseerd is, moet de sjabloon helpen bij het leiden van de informatie met aanwijzingen en vragen, zoals: "Wat is de grootste sterkte van de sollicitant?", "Beschrijf de belangrijkste prestatie van de aanvrager" en "Geef de kandidaat de belangrijkste kenmerken van de aanvrager weer. dat maakt hem bijzonder goed gekwalificeerd voor de specifieke taak. "

5.

Sluit de brief met een sjabloon voor uw algemene aanbeveling. "Ik [sterk aanbevelen / aanbevelen] [naam] voor uw organisatie. [Zijn / haar] vaardigheden en capaciteiten maken hem [een uitstekende / goede] toevoeging voor de functie van [vacature aangevraagd]."

Tip

• Verduidelijk het gebruik van afzonderlijke titels in de standaardbriefsjabloon en houd deze consistent met het beleid van de organisatie. Als uw organisatie bijvoorbeeld toestaat dat medewerkers referenties schrijven in hun professionele hoedanigheid, zou de sjabloon "Met vriendelijke groet, [Uw naam], [Uw titel]" bevatten. Als managers alleen referenties op persoonlijke titel kunnen schrijven, bevat de sjabloon eenvoudig 'oprecht, [uw naam]'.