Hoe u een terugvordering wint als u een verkoper bent

Terugboekingen vinden plaats wanneer een klant de transactie betwist. Om eruit te komen, moeten verkopers duidelijk gedefinieerde voorwaarden opstellen die uitleggen hoe klanten met hen zaken doen. Verkopers moeten ook wennen aan het documenteren van alle aspecten van hun transacties, wat een verschil kan maken bij het ontkennen van de claim. Klanten die weigeren te erkennen dat ze hun claims verkeerd presenteren, zullen strengere afschrikkende maatregelen moeten nemen, zoals rapportage aan kredietbureaus en plaatselijke politieautoriteiten.

Zorgvuldige documentatie

Het zorgvuldig documenteren van transacties is van vitaal belang bij het winnen van terugboekingszaken, zegt de Chargeback Guide van EBS Risk Management Systems. Klanten moeten bevestigingsmails ontvangen die ook geautomatiseerde facturen bevatten. Zodra een artikel is verzonden, moeten verkopers een vervolgmail verzenden met de relevante trackinggegevens en een handtekening vereisen om de levering te bevestigen. Deze stap is cruciaal voor de verkoop van elektronische producten zoals software, zegt auteur-consultant Frank Rumbauskas Jr. Als de verkoper niet kan bewijzen dat hij het product heeft verzonden, heeft hij minder kans om de terugvordering te winnen.

Duidelijk beleid

Terugboekingen komen vaak voort uit vage of frauduleuze claims van ontevredenheid over de producten en diensten van een verkoper. Om deze reden raadt de Merchants Council verkopers aan om gedetailleerde productomschrijvingen te geven zodat klanten weten wat ze kopen. Online verkopers moeten beleid voor terugvorderingenpreventie plaatsen op websites en vereisen dat klanten bevestigen dat ze deze hebben gelezen door op een pictogram bij het afrekenen te klikken. Servicebedrijven moeten gedetailleerde werkplannen voor alle projecten publiceren. Hoe meer voorafgaande kennisgeving van een verkoper, hoe minder waarschijnlijk een klant is om zijn terugboekingsgeschil te winnen.

Restituties en retouren

Het creëren van een duidelijk, ondubbelzinnig retourbeleid is nodig om te voorkomen dat frauduleuze terugvorderingen plaatsvinden. Klanten op de hoogte brengen van dergelijk beleid helpt verkopers aansprakelijkheid te vermijden voor problemen die buiten hun macht liggen, zo stelt de handleiding voor chargebacks. Typische scenario's zijn klanten die de betaling proberen te annuleren, zelfs nadat een artikel al is verzonden. Het verbieden van restituties of uitwisselingen is een optie. Andere mogelijkheden zijn het toestaan ​​van uitwisselingen voor tegoeden of het in rekening brengen van uitbetalingskosten om het verlies te compenseren. Zonder dergelijk beleid kunnen bedrijven op elk moment worden geraakt met terugvorderingsverzoeken die ze niet kunnen winnen.

Fraude melden

Aanvragen voor extreme terugvordering vereisen een sterkere actie om anderen te weerhouden. Als de uitgevende bank de klant steunt, is de volgende stap het verzenden van een definitieve aanmaningsbrief en factuur met de vraag om volledige betaling, zegt Rumbauskas. Onbeantwoorde brieven kunnen worden verzonden naar een kredietbureau voor follow-up. Deze stap kan klanten die nog steeds om hun krediet geven ertoe brengen om te betalen. Extreme gevallen - zoals kopers die restituties krijgen, maar de kosten betwisten - vereisen actie door politiebureaus. Als het artikel naar een postbus is gegaan, moet de plaatselijke postbeambte mogelijk meedoen.