Businessbrieven met kopieën opmaken

Zakelijke brieven met kopieën moeten goed georganiseerd zijn. Niet alleen moet de informatie van de brief beknopt zijn, de bijgevoegde kopieën moeten duidelijk zijn, geëtiketteerd en georganiseerd volgens de aanwijzingen van de brief. Dit georganiseerde formaat zorgt ervoor dat de lezer de opdracht van de brief weer in elkaar kan zetten als het ongeorganiseerd zou worden.

1.

Gebruik tekstverwerkingssoftware om het opmaakproces eenvoudigweg uit te voeren. Maak 1-inch marges aan alle zijden van de brief. Selecteer een gemakkelijk te lezen lettertype, zoals een Arial 10 of New Times Roman 12. Begin elk deel van de zakelijke brief in de rechter marge. Neem dubbele afstand tussen elke sectie op.

2.

Voeg een koptekst toe met de naam, het adres en de contactgegevens van uw bedrijf als uw briefpapier deze informatie niet verstrekt.

3.

Vermeld de volledige naam en het volledige adres van de ontvanger, ook bekend als het interne adres. Voeg de formele titel van de ontvanger toe, zoals "Mevrouw" of "Dr." Verklein alle adresinformatie volgens de richtlijnen van het US Post Office-formaat.

4.

Voeg een professionele aanhef toe, zoals "Geachte heer Smith" of vermeld eenvoudig "Aan wie het zorgen kan maken" als u niet zeker weet of de ontvanger van de brief het heeft gedaan. Volg de aanhef met een dubbele punt (:).

5.

Maak het hoofd van de zakelijke brief. Verstrek beknopte, nauwkeurige informatie. Behoud een professionele toon in de brief en verstrek feiten of documenten om alle claims te ondersteunen. Introduceer de hoofdpunten in de eerste paragraaf en gebruik de extra paragrafen om op die punten uit te leggen.

6.

Sluit de brief met een professionele en hoffelijke afsluiting, zoals "Bedankt" of "Oprechtheid". Neem een ​​hoofdletter op in het eerste woord van alleen de sluiting, dat wil zeggen "oprecht" en volg de afsluiting met een komma. Opnemen voor regels na het sluiten en typ de afgedrukte handtekening. Dit biedt voldoende ruimte voor de geschreven handtekening tussen de gesloten en afgedrukte handtekening.

7.

Vermeld alle exemplaren of documenten die als bijlage aan de zakelijke brief worden gehecht. Typ "Enclosures" en voeg het aantal exemplaren toe. Typ 'Enclosures: 5', bijvoorbeeld als de zakelijke brief vijf exemplaren of documenten samen met de brief bevat. Label of nummer elk exemplaar en neem ze achter de letter op.