Een onjuiste proefbalans corrigeren

Aan het einde van de maand, wanneer het tijd is om de boekhoudkundige boeken in balans te brengen en u gereed te maken voor de volgende boekhoudperiode, is een van de eerste stappen het opstellen van een proefbalans. Vanaf dat moment kunt u de rest van het boekhoudproces voltooien. Als er echter fouten in de proefbalans zijn, totdat u die fouten hebt gevonden en gecorrigeerd, kunt u niet verdergaan. Weten hoe u fouten in het proefevenwicht moet verhelpen en hoe ze moeten worden gecorrigeerd, vereist oefening en geduld, maar het kan worden gedaan.

Wat is een proefbalans?

De proefbalans is de eerste poging van een bedrijfseenheid om haar boeken in evenwicht te brengen wanneer een boekhoudperiode eindigt. Het neemt de eindsaldi van elk grootboekrekening. Grootboeksaldi bestaan ​​uit boekingen uit de algemene journaalboekingen die gedurende de boekhoudperiode zijn gemaakt en die journaalboekingen zijn de geschiedenis van wat de onderneming in de verslagperiode heeft gedaan. Als dit correct wordt gedaan, is de debetzijde van het proefsaldo gelijk aan de creditzijde. Als ze niet gelijk zijn, moet er wat onderzoek worden uitgevoerd om de fout te vinden, zodat het boekhoudproces kan worden voortgezet.

Hoe fouten optreden

Een van de meest voorkomende fouten die optreden bij het samenstellen van een proefbalans, is het omschakelen van getallen. Transpositiefouten in een proefbalans treden op wanneer twee nummers per ongeluk worden geruild. Bijvoorbeeld, $ 675 wordt ingevoerd als $ 657, of $ 989 wordt ingevoerd als $ 899. Een andere veel voorkomende fout is het posten in het verkeerde grootboek, waardoor de grootboeksaldi in twee verschillende grootboekrekeningen worden afgeworpen. Een derde mogelijkheid is dat sommige accounts per ongeluk worden weggelaten wanneer het proefsaldo wordt aangemaakt.

Hoe fouten op te sporen en te corrigeren

De eenvoudigste manier om te beginnen is door de stappen van het proefsaldo te volgen. Bekijk de grootboeksaldi en vergelijk deze met het bedrag dat is geboekt op het evaluatiesaldo. Als deze nummers overeenkomen, voegt u opnieuw de kolommen voor debet en credit toe. Als de nummers niet veranderen, kun je de transpositie-truc proberen. Als het verschil tussen de debet- en credittotalen deelbaar is door 9, is de kans groot dat een getal op een gegeven moment is omgezet. Als de debetzijde bijvoorbeeld gelijk is aan $ 6549 en de tegoedzijde $ 6459 is, is het verschil $ 90, dat deelbaar is door negen. Als dit het geval is, moet u de grootboekposten van dichterbij bekijken en deze vergelijken met de algemene journaalboekingen. Begin met de grootboeken met de meeste transacties, zoals Cash of Verkoop, en werk vervolgens uw weg door de andere totdat u de fout vindt.

Minder fouten met software

Hoewel geautomatiseerde boekhoudsoftware niet perfect is, helpt het zeker bij problemen zoals fouten in een proefbalans. In veel gevallen, zodra de fout is gemaakt, zal de software u waarschuwen. Als u een fout maakt in het algemene dagboek, kan de software het ontbreken van een overeenkomend item oppikken. Als u bijvoorbeeld contante verkopen voor $ 450 en verkoop voor contant geld voor $ 550 debiteert, merkt de software dat de contante of de verkoopaccounts een overeenkomende transactie missen. Dus, als u nog steeds op de ouderwetse manier boekhoudt - met behulp van handgeschreven tijdschriften en grootboeken - wilt u misschien overwegen om over te schakelen naar een geautomatiseerd systeem. De waarborgen, checks and balances maken het proces van het voltooien van het boekhoudproces aan het einde van de periode veel eenvoudiger, en ook veel sneller.