Hoe de fout te vinden in een niet-gecorrigeerde proefbalans

De kracht van de boekhoudmethode met dubbele boekhouding draait om het zelfcontrolerende karakter ervan, wat leidt tot vertrouwen dat de financiële gegevens van een bedrijf volledig en juist zijn. De proefbalans is een boekhoudrapport dat minder belangrijk is nu computerrekeningsoftware de procedure voor dubbel invoeren internaliseert, waarbij een enkele opname van een transactie is vereist en daarom transcriptiefouten tussen debet- en creditboekingen van één transactie worden geëlimineerd.

De proefbalans heeft echter nog steeds een plaats, wanneer een boekhouder of accountant de staat van een generaal wil laten zien voordat hij foutencorrecties maakt, aanpassingen genaamd, die nodig zijn als een proefbalans niet in balans is. Of u nu handmatige of computergebaseerde boekhoudsystemen gebruikt, de niet-gecorrigeerde proefbalans dient als een krachtig intern document voor het handhaven van de juistheid van de bedrijfsrekeningen.

Een niet-aangepast evaluatieverslag opstellen

In de eenvoudigste vorm bestaat het evaluatierapport in essentie uit drie kolommen: de accountnaam en debet- en creditbedragen voor elk account. Accounts zijn van nature debet- of creditrekeningen, dus er zijn over het algemeen alleen gegevens in de bijbehorende kolom. De andere kolom heeft een waarde van nul. De totalen van de afschrijvingen en tegoeden voor alle rekeningen moeten gelijk zijn om de juistheid van de gegevens in het grootboek te helpen bevestigen en een proefbalans wordt niet in evenwicht gebracht als een transactie niet correct is ingevoerd in zowel een enkele debet- als een tegoedrekening. Het voorbereiden van een proefbalansrapport voordat correcties worden aangebracht, wordt een niet-gecorrigeerde proefbalans genoemd. Als het foutloos is of als er later correcties worden aangebracht op de accounts, wordt een volgend rapport vervolgens een aangepast proefbalans genoemd.

Welke rekeningen hebben waarschijnlijk een debetsaldo?

Doorgaans hebben rekeningen zoals kosten, verliezen, bezittingen, geld en de trekkingsaldi van de eigenaar debetsaldi. Dit zijn rekeningen waarvan de waarde toeneemt met debetmeldingen terwijl ze afnemen met een creditering. Evenzo hebben rekeningen zoals verkopen, meerwaarden, verplichtingen en eigen vermogen een creditsaldo. Hun saldo neemt toe bij creditering en neemt af met debet.

Alle transacties creëren zowel een debet- als een creditboeking, zelfs als u de transactie slechts eenmaal invoert in een boekhoudtoepassing die het dubbele invoerformaat in software maakt. Een bedrijf dat een banklening van $ 5.000 ontvangt, zou bijvoorbeeld zijn contante rekening debiteren, waardoor de waarde van die rekening met $ 5.000 wordt verhoogd, terwijl tegelijkertijd zijn bankrekeningenrekening met hetzelfde bedrag wordt gecrediteerd, aangezien het bedrag van zijn uitstaande leningen is toegenomen.

Wat is een voorbeeld van een transcriptiefout?

Overweeg de banklening van 5.000 dollar vanuit het perspectief van de proefbalans. Als zowel debet- als creditboekingen overeenkomen, is deze transactie in evenwicht en heeft deze geen negatief effect op de testbalans van het grootboek. Afbeelding van een bedrijf dat een handmatig boekhoudsysteem gebruikt, en de leninginschrijving werd echter als $ 5.000 op de geldrekening geboekt, maar bijgeschreven op de te betalen rekeningrekening als $ 500. Voor het grootboek met inbegrip van deze accounts, zal een proefbalans niet in evenwicht zijn als dit niet wordt opgelost. Aangezien de bedragen van debiteringen en tegoeden gemakkelijk kunnen worden vergeleken in het rapport met de proefbalans, zou het niet-gecorrigeerde proefevenwicht een verschil van $ 4.500 tussen debet- en credits weergeven. De ontbrekende nul is een voorbeeld van een transcriptiefout die is ontdekt door een evaluatierapport.

Fouten onthuld door een niet-gecorrigeerde proefbalans

Hoewel vrij effectief in het onthullen van sommige soorten fouten, zal de niet-gecorrigeerde proefbalans niet elke fout opsporen, en in feite zijn er enkele soorten fouten die niet door de proefbalans kunnen worden gedetecteerd. Als het grootboek bijvoorbeeld met $ 0, 80 is uitgeschakeld, welk proces zou u dan gebruiken om de fout te vinden? Er zijn een aantal stappen die u kunt doorlopen, steeds complexer, maar het eerste dat u moet overwegen, is de hoeveelheid onbalans. Een getal als $ 0, 80 zou simpelweg de cent van één inzending kunnen afstaan. Logischerwijs zou u dan de transacties uit de debiteringen of tegoeden kunnen afzoeken, waarbij het bedrag als 80 cent wordt weergegeven, voor een bedrag dat eindigt op $ 0, 80 en het overeenkomstige item in het andere account controleren.

Het verschil van 80 cent kan echter cumulatief of willekeurig zijn, wat het zoeken bemoeilijkt. Veelvoorkomende stappen voor het vinden van fouten in proefbalansen zijn:

De kolommen met het proefsaldo verkeerd toevoegen: wordt eenvoudigweg gevonden door de toevoeging opnieuw te controleren.
Een grootboekrekening missen: vergelijk het onbalansbedrag met de rekeningposten in de kolom met de hogere waarde om het ontbrekende account uit de kolom met de onderste waarde te vinden.
Een account invoeren in de verkeerde ledger-kolom: deel het onbalansbedrag door 2 en zoek rekeningsaldi voor dit bedrag.
Verdeel de onbalanshoeveelheid met 9: als de onbalans gelijk verdeeld is door 9, is er waarschijnlijk een transpositie (omschakelen van cijfers) of transpositie (onjuiste plaatsing van een decimaalteken) die de fout veroorzaakt.

Als er nog steeds fouten optreden, moet u zoeken naar de afzonderlijke accounts in het evaluatiesaldo.

Waarschuwing

Sommige fouten worden niet onthuld door een proefbalans, waaronder fouten zoals weggelaten transacties of fouten die onjuist maar identiek in twee accounts zijn geregistreerd. Een onevenwichtige proefbalans geeft absoluut fouten aan, terwijl een uitgebalanceerd proefsaldo al dan niet vrij van fouten is.