Hoe een ontmoetingsagenda vast te stellen

Volgens Scott Snair, auteur van "stop de ontmoeting die ik wil uitstappen", is een groot percentage van de vergaderingen van het bureau niet productief en ongericht vanwege het gebrek aan aandacht dat besteed wordt aan het voorbereiden van hun agenda's. Of uw eigen conferenties routinematig worden uitgevoerd vanuit gewoonte of in elkaar geflanst worden als reactie op nieuwe crises, het vaststellen van een agenda voor vergaderingen zal meer efficiëntie en een hogere moraal opleveren.

1.

Definieer het doel van uw vergadering om te bepalen of het tijdgevoelig en echt noodzakelijk is. Voorbeelden van doelstellingen voor vergaderingen zijn rapportage over de status van een project, brainstormen over nieuwe ideeën en oplossingen voor bestaande problemen, beheer van schadebeheer, het introduceren van nieuw beleid, het maken van taaktoewijzingen en het houden van administratieve hoorzittingen met betrekking tot disciplinaire maatregelen. Maak een overzicht en geef elk onderwerp een titel gevolgd door een korte samenvatting. Voorbeeld:

Go Paperless - identificeren van overgangsdoelen, veiligheidsproblemen en training van het personeel.

2.

Identificeer op naam personen die iets substantieels hebben bij te dragen aan uw agendahema's, zodat zij zullen begrijpen wat van hen wordt verwacht. Voor een projectstatusrapport, bijvoorbeeld, hebt u waarschijnlijk alleen de projectmanager nodig als woordvoerder en niet voor elk lid van haar team. Als het doel van de vergadering is om te brainstormen over ideeën voor een nieuw beleid, zijn uw deelnemers aan de vergadering degene die het best de belangen en gevoelens van de specifieke functieclassificaties of afdelingen die worden beïnvloed, vertegenwoordigt.

3.

Bepaal de hoeveelheid tijd die nodig is om elk onderwerp in uw lijst te behandelen. Statusupdates kunnen bijvoorbeeld slechts 10 minuten duren voor elke deelnemer, vooral als uw vergaderingen wekelijks of maandelijks plaatsvinden en iedereen al bekend is met de basisprincipes van de verschillende projecten. Zet uw onderwerpen met de hoogste prioriteit eerst op de agenda in het geval dat de discussies over uw toegewezen tijdvakken lopen en de vergadering op een later tijdstip of op een andere datum moet worden voortgezet. Voorzie, voor zover praktisch mogelijk, een 'ander bedrijfsslot' aan het einde van uw agenda voor alles wat deelnemers zouden willen bespreken dat niet past in de bestaande onderwerpcategorieën.

4.

Bepaal of aanvullend materiaal voor uw vergadering moet worden verspreid en gelezen voorafgaand aan de vergadering of moet worden uitgedeeld bij aankomst van iedereen. Raadpleeg deze punten in de agenda, zodat deelnemers hun relevantie voor de onderwerpen die besproken worden begrijpen.

5.

Stel een datum, tijdstip en locatie in voor uw vergadering en plaats deze informatie prominent boven aan de agenda van de vergadering. Verspreid je agenda ver genoeg van tevoren dat deelnemers tijd hebben om zich voor te bereiden, maar niet zo ver dat ze het opzij leggen en het vergeten. Stuur zo nodig herinneringen van de dag ervoor.

Tip

• Vraag uzelf altijd af of een vergadering de meest effectieve manier is om informatie te communiceren en feedback te ontvangen.