Hoe een Performance Gap & Solution Strategie te documenteren

Een bedrijf behaalt topprestaties door de best mogelijke resultaten te behalen uit de inspanningen van zowel de mensen als de processen. Robert Bacal schrijft in "Prestaties beheren: 24 lessen voor het verbeteren van prestaties" dat de prestaties zijn geoptimaliseerd door de implementatie van methoden voor prestatiebeheer die belemmeringen voor optimale prestaties identificeren, evenals het ontwikkelen en implementeren van oplossingsstrategieën om vastgestelde belemmeringen aan te pakken.

Prestatie

De prestaties van een bedrijf worden gemeten aan het vermogen om bedrijfsdoelstellingen op een operationeel en financieel effectieve manier te bereiken. Het behalen van operationele en financiële effectiviteit vereist dat zowel bedrijfsprocessen als het product zelf voldoen aan bekende baselines of normen. Dergelijke normen zorgen ervoor dat het uitgevoerde werk accuraat, volledig en kosteneffectief is en dat het geproduceerde product voldoet aan de specificaties.

Performance Gap

Er treedt een prestatiekloof op als de huidige prestaties van een proces, werkeenheid of werknemer anders zijn dan de gewenste prestaties zoals weergegeven in basislijnen of normen. Een aantal problemen kan leiden tot een prestatiekloof, waaronder de implementatie van een nieuwe technologie waarvoor werknemers niet zijn opgeleid om te werken, aanhoudende problemen met de beschikbaarheid van essentiële productcomponenten en het onvermogen om werknemers aan te nemen met de vaardigheden die vereist zijn om kritieke functies.

Performance Gap-analyse

De documentatie van een prestatiekloofanalyse - of de focus van de analyse de werknemer, activiteit of proces is - vereist de identificatie en registratie van prestatienormen voor de onderzochte medewerker, activiteit of proces, het prestatieniveau dat momenteel wordt bereikt en de specificatie van de "kloof" tussen het huidige prestatieniveau en het gewenste prestatieniveau. De prestatieniveaus worden bepaald door de organisatiedoelstellingen te onderzoeken; de daadwerkelijke activiteiten die met succes moeten worden uitgevoerd om die doelen te bereiken; de bestaande normen die de uitvoering van de activiteiten sturen; de vaardigheden en / of operationele vaardigheden van de medewerker die vereist zijn om de activiteiten uit te voeren; en de beperkingen die betrekking hebben op de activiteiten zoals overheidsvoorschriften. De activiteiten of processen die momenteel worden uitgevoerd, worden vervolgens geregistreerd, evenals de operationele capaciteiten van de organisatie en de individuele vaardigheden van de medewerkers die de activiteiten uitvoeren. Voor het vastleggen van werknemersactiviteiten kan bijvoorbeeld werk worden opgemerkt, vragenlijsten kunnen worden verspreid of werkmonsters kunnen worden geëvalueerd. De "kloof" tussen de prestatie-baseline en de huidige prestaties wordt vervolgens gedocumenteerd om problemen te identificeren die moeten worden aangepakt in een oplossingsstrategie. Dergelijke hiaten of behoeften kunnen het gevolg zijn van problemen of tekorten, organisatorische veranderingen of overheids- of wetgevende mandaten. De prestatiekloof kan bijvoorbeeld het gevolg zijn van problemen met het productieproces of de introductie van nieuwe technologie of apparatuur, waardoor mogelijk een nieuw apparaat of een opleiding van een medewerker kan worden vastgesteld.

Oplossingsstrategie

Het documenteren van een oplossingsstrategie vereist de prioritering van de behoeften geïdentificeerd door de gap-analyse, de vaststelling van de oorzaken van de prestatieproblemen, het voorstel van mogelijke oplossingen en een beschrijving van de gevolgen van zowel de implementatie als niet-implementatie van de strategie. De hiaten of behoeften hebben prioriteit in termen van impact op de prestaties van de organisatie. Karakteristieken van de kloof zoals kostenimpact en wettelijk mandaat komen aan bod tijdens het prioriteitenproces. Voor de meest kritieke behoeften worden de bronnen van de hiaten geïdentificeerd. Als de werkprestaties bijvoorbeeld ontoereikend zijn, heeft de werknemer mogelijk niet de juiste training ontvangen. Mogelijke oplossingen voor de kritieke behoeften worden vervolgens geïdentificeerd en gedocumenteerd. Organisatorische herstructurering kan problemen met de processtroom aanpakken. De kosten van het implementeren van de voorgestelde oplossing worden vergeleken met de kosten van het handhaven van de status-quo om behoeften en oplossingen te bepalen die moeten worden aangepakt in de oplossingsstrategie.