Hoe 5S-projecten te documenteren

Succesvolle managers voor projectverbetering die lean manufacturing-technieken implementeren, gebruiken de 5S-methodologie om verspilling tegen te gaan en de klanttevredenheid te verbeteren. Om verspilling tegen te gaan, nemen projectmanagers vijf soorten acties op basis van Japanse woorden. Deze huishoudelijke processen omvatten Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seison (Shine), Seiketsu (Standardize) en Shitsuke (Sustain). Als gevolg hiervan worden projecttools gesorteerd en gerangschikt zodat ze beschikbaar kunnen zijn wanneer dat nodig is. Door uw werkruimte schoon en georganiseerd te houden, blijft alles (en iedereen) op orde. Om het proces te documenteren, zodat u later een 5S-project kunt evalueren, analyseren en auditeren, 5S in fasen kunt implementeren en verslagen kunt opstellen over elke fase.

1.

Maak een veranderplan om de kwaliteit te beheren. Gebruik uw eigen indeling of download een sjabloon van sites zoals de Microsoft Office-sjablonenwebsite, die toegang biedt tot sjablonen voor wijzigingsbeheer.

2.

Regelmatige vergaderingen houden en suggesties van teamleden in een vergadering documenteren. Gebruik hulpmiddelen zoals Microsoft OneNote om gemaakte beslissingen en genomen acties te registreren. Distribueer deze documenten per e-mail. Archiveer ze door ze te uploaden naar intranetwebsites, bedrijfsdocumentrepository's of collaboratieve workspaces, zoals Microsoft Sharepoint.

3.

Gebruik procesverbeteringshulpmiddelen, zoals voortgangsrapporten en tijdwaarnemingsbladen, om processen te definiëren, analyseren, meten, verbeteren en controleren. Maak statusrapporten die beschrijven hoe deze uitkomsten het team bekrachtigen, specifieke processen verbeteren door de huidige toestand te analyseren (as is) en de toekomstige toestand te definiëren (te zijn). Door de kloof tussen beide te definiëren, kunt u een implementatieplan en een actieplan maken.

4.

Maak een auditplan. Dit plan moet het personeel identificeren dat de werkplek kan doorlopen en zich ontdoen van alle onnodige hulpmiddelen. Dit stelt u en uw medewerkers in staat om ervoor te zorgen dat u precies beschikt over de juiste hulpmiddelen en materialen om uw werk gedaan te krijgen. Het plan moet controleren of de resterende hulpmiddelen zijn georganiseerd op gebruiksfrequentie en primaire gebruikers. Het moet ook beschrijven hoe met de hand grondig kan worden gecontroleerd of algemeen facilitair onderhoud plaatsvindt en dat gestandaardiseerde hulpmiddelen, processen en procedures geïmplementeerd en gebruikt worden. Een uitgebreid auditplan helpt u en uw kleine onderneming de veranderingen te ondersteunen. Publiceer succesverhalen om energie en enthousiasme te behouden.

5.

Beschrijf elk van de 5S-processen in gedetailleerde documenten en distribueer deze naar alle teamleden met behulp van e-mail of sociale mediatechnologie zoals wiki's, forums of blogs. Maak checklists en posters om de methodiek te versterken. Train personeel bij het gebruik van deze processen met behulp van deze documentatie. Daarnaast bieden gratis bronnen, zoals de OpenCourseWare-website van het Massachusetts Institute of Technology, toegang tot cursusmateriaal, hulpmiddelen en bronnen om best practices te communiceren die verband houden met de 5S-methodologie.