Hoe een factuurbrief te betwisten

Als u een factuurbrief ontvangt van een leverancier of leverancier die niet klopt, moet u onmiddellijk reageren en het probleem verhelderen. Als u een factuur niet kunt adresseren, kan dit resulteren in te late kosten en kan dit zelfs uw zakelijke credit score beïnvloeden. Hoewel het sneller is om de factuurbrief per telefoon te betwisten, kunt u bijlagen opnemen om uw claim te ondersteunen als u per e-mail antwoordt.

Controleer uw boeken

Als u ergens voor wordt gefactureerd, heeft iemand in het bedrijf waarschijnlijk een inkoopordernummer uitgegeven als onderdeel van het oorspronkelijke verzoek. Volg dit nummer en praat met de persoon die het groene licht gaf voor de dienst. Verifieer de details van de overeenkomst en lees eventuele contractuele documenten die u bij het plaatsen van de bestelling hebt ingediend om uw standpunt over de juistheid van de factuur te bevestigen.

Verzamel uw bewijs

Maak kopieën van ondersteunende documentatie die u heeft die vermeldt wat de werkelijke factuurprijs zou moeten zijn. Als u wordt beschuldigd van het niet betalen van een factuur, laat uw boekhoudafdeling een kopie van de verzonden cheque controleren en vraag hen om te controleren of de cheque is verzilverd. Als u online een bestelling hebt geplaatst en een e-mailbevestiging hebt ontvangen, drukt u dit ook af. Voeg dit papierwerk bij uw geschilbrief om uw positie te verstevigen.

Schrijf je brief

Druk uw briefgeschil op briefpapier van het bedrijf af en adresseer het aan de persoon die het heeft verzonden. Erken dat u de brief ontvangt en beschrijf waarom u het betwist. Raadpleeg de documenten die u gebruikt om uw punt te benadrukken. Bijvoorbeeld: "Zoals u zult zien in het bijgevoegde contract, bedroeg de totale factuur voor de bouw van de taco-standtoevoeging $ 1.000, te betalen bij voltooiing. Uw factuur is voor $ 2.000, wat niet klopt. "

Factuur voor probleemservice

Als u de kwaliteit van de uitgevoerde service betwist door geen factuur te betalen, probeer dan het geschil met de serviceprovider op te lossen door uw zorgen kenbaar te maken. Verstrek ondersteunende documentatie om uw claim te ondersteunen en wacht op een reactie. Bijvoorbeeld: "Onze oorspronkelijke overeenkomst was om 17.00 uur cateringdiensten voor 50 klanten. Uw cateringvertegenwoordigers kwamen 40 minuten te laat aan en brachten slechts voldoende voedsel om 30 mensen te voeden. Ik verzoek een wetsaanpassing om de schending van onze oorspronkelijke overeenkomst weer te geven. Een kopie van ons contract is bijgevoegd ter referentie. "

Verzoek om corrigerende actie

Doe een verzoek voor welke corrigerende actie dan ook nodig is. Als de factuur bijvoorbeeld een onjuist bedrag bevat, vraagt ​​u het bedrijf om een ​​herziene factuur op zijn plaats te verzenden. Maak een aantekening om het financiële papierwerk dubbel te controleren als u de serviceprovider in de toekomst opnieuw gebruikt.

Geef contactgegevens op

Wanneer u uw brief ondertekent, neemt u uw contactgegevens op, zoals uw directe telefoonlijn en uw e-mailadres. Vraag de ontvanger om u op de hoogte te stellen wanneer zij uw brief ontvangen, zodat u het probleem verder kunt bespreken via de telefoon of per e-mail.