Hoe schrijf je een brief aan iemand die hen van je groep afwijst

Het schrijven van een beëindigingsbrief is een belangrijke stap om een ​​werknemer uit uw groep te ontslaan. Hoewel u de medewerker persoonlijk wilt ontmoeten om het nieuws te breken, fungeert de beëindigingsbrief als een geschreven verslag van de onderwerpen die u en de medewerker tijdens de vergadering bespreken. Een goede brief legt de voorwaarden van de beëindiging duidelijk uit en biedt de werknemer waardevolle informatie over onbetaalde vakantietoeslagen en andere voordelen.

1.

Begin met de brief door toe te lichten dat de brief de vergadering bevestigt waarin u de werknemer hebt geïnformeerd dat zijn dienstverband met uw groep is beëindigd. Vermeld de effectieve beëindigingsdatum.

2.

Maak een lijst van de redenen voor de beëindiging, zoals het niet op geplande aankomsten aankomen of het onvermogen om de toegewezen taken te voltooien; zorg ervoor dat je alle redenen voor beëindiging vermeldt. Maak een lijst van elke keer dat de medewerker vorige waarschuwingen over het probleem heeft gekregen en voeg kopieën van de schriftelijke waarschuwingen bij de brief.

3.

Leg uit dat de werknemer bedrijfseigendommen moet inleveren, zoals sleutels, laptops of bedrijfswagens. Noteer de datum waarop de artikelen aan u moeten worden geretourneerd. De Society for Human Resource Management stelt in de brief dat het niet-retourneren van bedrijfseigendommen als diefstal wordt beschouwd.

4.

Noteer of de werknemer een betaling voor openstaande vakantietoeslagen ontvangt en geef een overzicht van het aantal niet-betaalde vakantie-uren. Als de werknemer een ontslagvergoeding krijgt, vermeld dan de duur van de ontslagvergoeding in de brief.

5.

Leg uit wanneer de ziektekostenverzekering van de werknemer eindigt, indien van toepassing, en bespreek of hij in aanmerking komt om door te gaan met zijn ziektekostenverzekering door het volledige bedrag van de premie te betalen zoals vereist door de Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. Leid de medewerker naar uw personeelsafdeling als hij vragen heeft over de subsidiabiliteit van COBRA en de status van andere voordelen, zoals 401k of levensverzekeringsplannen.

6.

Geef de medewerker de mogelijkheid om de brief te ondertekenen en te dateren. De handtekening dient als een erkenning dat de beëindiging aan hem is uitgelegd. Geef de medewerker een kopie van de brief.

Tips

• "The CPA Journal" adviseert de medewerker tijdens de vergadering ruim de tijd te nemen om de brief te lezen. Door de werknemer de mogelijkheid te bieden de brief te lezen en te verwerken, kan hij pertinente vragen stellen over de beëindiging.
• Als de werknemer uw groep maar niet het bedrijf verlaat, geef dan een duidelijke uitleg over zijn volgende stappen in de beëindigingsbrief. Leg uit wanneer de laatste dag van de medewerker met uw groep zal zijn en vraag hem om u of een aangewezen medewerker op de hoogte te stellen van de status van zijn projecten.

Waarschuwing

• Geef de brief niet aan de medewerker voordat uw personeelsafdeling het heeft goedgekeurd. Human Resources moet ervoor zorgen dat alle disciplinaire maatregelen die hebben geleid tot de beëindiging zijn gevolgd.