Een samenvatting van bedrijfsactiviteiten schrijven

Evenementen bewegen vrij snel in de dagelijkse bedrijfsvoering van uw bedrijf. Een manier om de inspanningen van uw team gefocust te houden in een gemeenschappelijke richting, is door het gebruik van rapporten over bedrijfsactiviteiten. Deze rapporten laten u weten hoe belangrijke indicatoren presteren voor uw bedrijf, zodat u weloverwogen beslissingen kunt nemen.

De belangrijkste informatie

Als je schrijft over alles wat er gebeurt op je gemiddelde dag, zal je activiteitenoverzicht - en je productiviteit - tot stilstand komen. Overweeg welke informatie belangrijk is voor anderen in uw bedrijf. Het inhuren van een nieuwe tuinarchitect voor het kantoor is waarschijnlijk niet cruciaal voor uw verkooppersoneel, maar het melden van een grote order van een nieuwe klant zal voor iedereen bekend zijn. Als u in de maak bent, kan productie-efficiëntie waardevolle informatie zijn om op te nemen in uw activiteitenoverzicht.

Houd je publiek in het achterhoofd

Het schrijven van een activiteitenoverzicht voor aandeelhouders zal verschillende punten behandelen dan een samenvatting voor veldtechnici. Als uw samenvatting is bedoeld voor een gemengd publiek, overweeg dan een indeling met secties om elke afdeling te adresseren. Naast inhoud moet taal geschikt zijn voor de lezer. Een activiteitenoverzicht voor een hightechbedrijf kan bijvoorbeeld meer computerjargon bevatten dan een samenvatting die bedoeld is voor zowel kantoor als fabriek in een productiebedrijf.

Think Like a Reporter

Een samenvatting van de bedrijfsactiviteiten rapporteert de feiten van bedrijfsoperaties. Het resterende doel kan moeilijk zijn als je ondergedompeld bent in de actie, dus probeer je rapport te houden op basis van de vijf W's - wie, wat, waar, wanneer en waarom. Hoewel 'hoe' vaak aan het einde van die lijst staat, is het mogelijk onnodige informatie in een samenvatting van de activiteiten. Als u aan uw samenvatting denkt als een historisch document, de dagen in het leven van uw kleine onderneming, houdt u mogelijk uw schrijven gecentreerd.

Lever uw informatie efficiënt in

Gebruik korte zinnen en paragrafen. Het lezen van een rapport neemt tijd weg van de andere taken van een werknemer, dus uw inspanningen om uw activiteitenoverzicht geconcentreerd te houden, ondersteunen uw personeel. Evenzo is het maken van rapporten de tijd om niets te doen. Gebruik tekstverwerkingssjablonen wanneer u normale activiteitenoverzichten maakt die als bedrijfsrapporten worden gelezen. Beschouw formulieren als u dezelfde gegevens regelmatig samenvat. Als voorbeeld, het invullen van vakken met de titel 'Wekelijkse verkoopomzet' en 'Gemiddelde eenheden per uur' kost minder tijd dan het schrijven van een of twee zinnen voor elk rapport.