Richtlijnen voor het uitgeven van verkoopbewijzen

Klanten willen meestal een aankoopbon wanneer zij artikelen of services kopen, omdat de ontvangst bevestigt dat een transactie heeft plaatsgevonden en precies aangeeft wat er is gekocht. Verkoopbewijzen zijn handig vanuit het perspectief van de verkoper, omdat ze het bijhouden van voorraad en inkomsten mogelijk maken. Het volgen van basisrichtlijnen bij het uitgeven van verkoopbonnen zorgt ervoor dat aan de behoeften van zowel de handelaar als de klant wordt voldaan.

Inhoud

Volgens de wet moeten elektronische kwitanties die door leveranciers zijn uitgegeven in overeenstemming zijn met de voorschriften van het gebied waar de verkoper het ontvangstbewijs afgeeft, wat in de meeste gevallen de voorschriften van de Federal Deposit Insurance Corporation inhoudt. In de meeste rechtsgebieden betekent dit dat verkopers de gebruikte kaart of bank, de transactiedatum en het autorisatienummer moeten aangeven. De bon moet ook de naam of initialen van de verkoper bevatten, evenals het identificatienummer van de afdeling en de winkel. Er moet ruimte zijn voor zowel de handelaar als de klanthandtekening, een beschrijving van de verkochte items, de beschrijving van het transactietype, het type kopie - klant of verkoper - en een kennisgeving over het behoud van de bon. Het bedrag voor elk artikel, samen met het totaal en het bedrag van eventuele kortingen of belastingen, moet ook verschijnen. Als een koper een andere valuta dan de valuta van de verkoper heeft gebruikt, moet de kwitantie de conversie weergeven.

Aantal inzendingen

Hoewel een verkoopbewijs tientallen afzonderlijke artikelen voor de transactie kan bevatten, moeten verkopers elke bon slechts één keer tellen. Als verkopers meer dan eens bonnen tellen, kunnen klanten meerdere keren worden gefactureerd, wat tot factureringsgeschillen kan leiden. Vooral kleine bedrijven moeten agressief zijn bij het tellen van elke bon als een enkele vermelding omdat ze financieel minder in staat zijn om deze conflicten op te lossen. Als u per ongeluk meerdere bonnen afdrukt, maakt u de extra's ongeldig.

deposito's

De verwerkingsbank voor een handelaar gebruikt verkoopbevestigingen om elke transactie te verifiëren en machtigt de overdracht van het juiste bedrag van de klant aan de handelaar. Dit houdt in dat handelaren worden betaald wanneer de bank de bonnen verwerkt, niet op het moment dat de klant de fysieke of online betaling afhandelt. Dit is gedeeltelijk de reden waarom het een aantal dagen kan duren voordat een klant het verkoopbedrag van haar account aftrekt. Om deze reden is het voor de handelaar voordelig om de kassabon zo snel mogelijk uit te geven, idealiter direct op het moment van de transactie, en deze dezelfde dag naar de verwerkingsbank te brengen. U moet een ontvangstbewijs verstrekken op het moment van de transactie als de transactie elektronisch is, zoals aangegeven door de FDIC-code.

Andere ontvangsten

Zeer kleine bedrijven en personen die occasionele artikelen verkopen, kunnen bankbiljetten gebruiken in plaats van een verkoopbewijs om aan te geven dat er een transactie heeft plaatsgevonden. Deze items hebben hetzelfde doel, maar een notitie is meer een letter. Het moet dezelfde elementen bevatten als een verkoopstrook. Als een verkoper kiest voor een notitie, heeft hij vaak sjablonen waarmee hij snel de nodige gegevens kan invullen en de notitie voor de klant kan afdrukken.