Federaal tijdwaarnemingsbeleid voor overheidsaannemers

Contracteren met de overheid legt eisen op die normaal niet op de commerciële markt worden aangetroffen. Overheidscontractanten moeten zich houden aan aanvullende voorschriften en procedures om in aanmerking te komen voor het federale inkoopproces en om hun status te behouden. Federaal tijdwaarnemingsbeleid is vervat in de Federal Acquisition Regulations en de eisen van Defensie Contract Audit Agency. Ze hebben betrekking op handmatige en elektronische systemen om het gebruik van arbeid bij een overheidscontract te volgen, omdat het de grootste kostenpost is en een directe impact heeft op de totale kosten van het project.

Handmatige tijdfunctie

Ondanks het toenemende gebruik van elektronische systemen, zijn de criteria voor tijdregistratie van de federale overheid nog steeds grotendeels gebaseerd op handmatige praktijken. De federale overheid eist van bedrijven die ernaar streven om acceptabele manuele tijdwaarnemingsmethoden toe te passen, zoals werknemers die de tijdklok op het werk in inkt opnemen. Leidinggevenden en beheerders kunnen de urenstaten niet invullen voor een werknemer tenzij er goede redenen zijn om dit te doen, zoals een werknemer die ziek is of reist voor dienst. De werknemer is ervoor verantwoordelijk dat zijn urenstaat correct wordt ingevuld. De supervisor moet de informatie vervolgens tegenspreken en goedkeuren voordat het document kan worden ingediend voor betaling.

Elektronische systemen

Bedrijven die in aanmerking willen komen voor overheidscontracten moeten een adequaat beleid voor interne controle kunnen aantonen, met name bij het gebruik van elektronische tijdregistratiesystemen. Medewerkers moeten toegang hebben tot hun tijdschema's met behulp van beveiligde wachtwoordbeveiliging en de persoonlijke controle van hun timesheets behouden, zodat er geen niet-goedgekeurde wijzigingen kunnen worden aangebracht. Vervolgens moeten ze dagelijks alle uren noteren die ze hebben gewerkt, ongeacht of ze wel of niet zijn betaald, maar ze mogen geen gegevens invoeren of betalen voor werk voordat ze aan het werk zijn. Tijdens auditprocessen zal de DCAA meestal de systeemlogboeken willen inspecteren om de personen te verifiëren die toegang hebben tot het systeem en de redenen voor die toegang. Als er een fout is opgetreden, probeert de audit vast te stellen hoe deze is afgehandeld.

Schriftelijk beleid

Overheidscontractanten moeten een uitgebreid geschreven tijdwaarnemingsbeleid hebben dat de praktijken van het bedrijf en de naleving van de vereisten van de federale overheid aantoont. Het bedrijf moet schriftelijk beleid hebben met betrekking tot het opstellen van tijdschema's en documenteren hoe werknemers worden getraind in hun gebruik. Bedrijven moeten een geschreven beleid hebben met betrekking tot tijdcodes, die de codes zijn die werknemers gebruiken om de tijd aan te geven die moet worden gefactureerd voor een specifiek overheidscontract en die de basis vormen voor de berekening van de totale arbeidskosten van het project. Het bedrijf zou in staat moeten zijn om het bewijs te leveren van periodieke audits of vloercontroles om na te gaan of voldaan wordt aan de vereisten van de federale tijdwaarneming.

Niet naleven

Bedrijven die niet voldoen aan federaal tijdwaarnemingsbeleid en -vereisten en die niet aan de gestelde normen voldoen, worden gediskwalificeerd voor deelname aan overheidscontractanten. Het vervalsen van tijdschema's is een strafbaar feit onder de False Claims Act. Medewerkers die dit doen, zijn aansprakelijk voor strafrechtelijke procedures, terwijl het bedrijf is uitgesloten van overheidscontracten. Bovendien openen overheidscontractanten die zich bezighouden met frauduleuze arbeidstarieven, zich ook voor strafrechtelijke aansprakelijkheid en vervolging. Bovendien zijn alle frauduleuze partijen onderworpen aan civiele procedures in het kader van de wet, waarbij de boete boetes, gevangenisvoorwaarden en schadevergoeding van maximaal drie keer de schade is die de federale overheid heeft opgelopen bij frauduleuze betalingen.