Voorbeelden van een risicobeheerplan voor openluchtevenementen

Outdoor-evenementen bieden verschillende risico's die uw evenement volledig kunnen vertragen of stoppen. Met een risicobeheerplan kunt u die potentiële risico's identificeren en stappen ondernemen om de problemen te voorkomen. U krijgt ook een beter idee van hoe u de buitenomgeving kunt regelen die van nature moeilijk te besturen is vanwege de natuur en weerselementen.

Identificatie van risico's

Een belangrijk onderdeel van het risicobeheerplan is het identificeren van de potentiële gevaren of bedreigingen voor uw evenement. Buiten is het weer een factor die ervoor kan zorgen dat je evenement verandert. De specifieke locatie is een andere potentiële risicofactor. Als u bijvoorbeeld een evenement organiseert in de buurt van open water of in een bergachtig gebied, heeft u een verhoogd risico op verdrinking of vallen, vooral als het om alcohol gaat. Sanering wordt een probleem als u een lang buitenevenement heeft. Gasten hebben toegang nodig tot sanitaire toiletten en ruimtes om op te ruimen. Als het evenement 's avonds tegenkomt, is verlichting een potentieel probleem.

Dreiging evalueren

Met de geïdentificeerde risico's voor de buitenlucht, moet uw plan de potentiële dreiging of schade van elk van hen evalueren. Het weer in het vroege voorjaar in een noordelijk klimaat is bijvoorbeeld onvoorspelbaar met het potentieel voor koude temperaturen en neerslag variërend van regen tot sneeuw. Bepaal het risico op slecht weer en hoe dit het evenement zou beïnvloeden. Sneeuw tijdens een lentevakantie in de buitenlucht dwingt het evenement binnenshuis, terwijl een beetje sneeuw voor een outdoor hardloopevenement een verandering in de koers kan veroorzaken, maar het evenement niet volledig moet annuleren. Bepaal hoe waarschijnlijk elke dreiging is en hoe deze uw buitenevenement zou beïnvloeden als dit zou gebeuren.

Risico's voorkomen

Uw risicobeheerplan moet preventieve stappen beschrijven die u zult nemen om de kans dat de bedreigingen zich voordoen te verkleinen. Een beveiligingsdetail is een voorbeeld van een manier om te voorkomen dat bedreigde gasten, zoals dronken gasten, te dicht bij een waterlichaam in de buitenomgeving komen. Om risico's van een nachtelijk evenement te voorkomen, moet u een verlichtingsbedrijf inhuren om de verlichting in te stellen.

Reactie plannen

Voeg in uw risicobeheerplan uw reactie voor elke potentiële dreiging toe als dit zou gebeuren. Hiermee kunt u zich voorbereiden op het worstcasescenario om letsel aan gasten of verloren geld voor uw evenement te voorkomen. Een voorbeeld is om te plannen voor tenten in geval van lichte regen voor een buitenfeest. Het maken van een noodplan of alternatieve locatie voor het evenement is een andere manier om uw reactie te plannen om schade of letsel te voorkomen.