Onkostenrevisierichtlijnen

Kleine bedrijven hebben meestal specifieke richtlijnen voor het melden van reiskosten. Medewerkers moeten deze richtlijnen nauwgezet volgen, zodat ze hun onkostenrapporten niet terug krijgen. Dit kan de terugbetaling vertragen. De richtlijnen voor onkostendeclaraties bevatten meestal een budget of dagboeklimiet voor uitgaven, rapportageprocedures, ontvangstvereisten, regels voor niet-terugvorderbare uitgaven en de juiste autorisatiekanalen.

budgettering

Een belangrijk aspect van de richtlijnen voor onkostenverklaringen is het leren werken met de begroting van uw dagelijkse uitgaven, volgens Employment-Handbook.org. Als u bijvoorbeeld een klant vermaakt of op een avond een duur diner eet, zou u de volgende dag of twee goedkoper moeten dineren om binnen het budget te blijven. Deze richtlijnen worden meestal in het werknemershandboek geschreven om ze gemakkelijk te kunnen raadplegen. Vraag uw supervisor voor uw reiskostenvergoeding richtsnoeren voor uw reis.

Rapportage

U moet elke uitgave melden onder de specifieke datum waarop de uitgaven hebben plaatsgevonden. Auto kilometers of vluchtkosten moeten worden gerapporteerd op de specifieke dagen van vertrek en terugkeer. U moet bijvoorbeeld de kosten van uw vertrekvlucht registreren op de dag dat u vertrekt en vervolgens de prijs van de terugreis noteren wanneer u terugkeert. Als u 100 mijl van en naar het vliegveld rijdt, deelt u uw kilometerstand in twee. Verplaats vervolgens de toewijzing van bedrijfskilometers (dwz 27 cent per mijl) met 50 mijl en registreer deze onder de dag van vertrek. Rapporteer vervolgens de andere helft van de retourvlucht en rijd naar huis op die exacte datum. Noteer alle uitgaven achter elkaar op het onkostenoverzicht. Het helpt om uw bonnen een dag vooruit te regelen, waardoor u tijd kunt besparen. U moet op specifieke datums over het onkostenoverzicht schrijven, omdat deze spaties meestal leeg zijn. Voeg ten slotte de bedragen van de dagelijkse uitgaven verticaal toe en bereken vervolgens uw totalen voor elk type uitgave horizontaal. Trek alle vooruitbetalingen die het bedrijf heeft verstrekt af van de betalingen die u moet doen. Zorg ervoor dat u uw berekeningen dubbel controleert voordat u uw onkostendeclaratie inlevert. (Zie referenties 1 en 2 en hulpbron 1)

Ontvangstvereisten

Je moet elke bonnetje, inclusief taxi, behouden, elke keer dat je geld uitgeeft aan je reis. Over het algemeen hoeft u alleen bonnen te vermelden voor maaltijden die hoger zijn dan vijf dollar. Toch houdt het bijhouden van alle ontvangsten u beter in om uw uitgaven nauwkeurig te rapporteren. Zorg er daarnaast voor dat u alle vereiste bonnen aan uw onkostendeclaratie toevoegt. Naast maaltijdbonnen van meer dan vijf dollar, bevestig je ontvangsten die $ 25 overschrijden voor alle andere uitgaven.

Niet-terugbetaalbare kosten

Sommige uitgaven kunnen niet worden opgenomen in uw onkostennota. U moet bijvoorbeeld nooit parkeerkaarten, overbagage van bagage of betalingen voor familieleden opnemen op uw onkostennota. Als u extra dagen in een bepaalde stad doorbrengt voor vakantie, moet u deze uitgaven niet toevoegen aan uw onkostendeclaratie. Raadpleeg voor meer richtlijnen over niet-terugvorderbare uitgaven uw bedrijfshandleiding of praat met personeelszaken. U kunt ook verwijzen naar de richtlijnen voor reiskosten bij Employee-Handbook.org.

machtiging

De meeste bedrijven vereisen dat u uw onkostendeclaratie inlevert bij uw leidinggevende. Zorg ervoor dat u zich eerst aanmeldt en er een kopie van maakt. Het kan een paar weken duren voordat u uw reis vergoed krijgt, omdat crediteuren deze meestal moeten nakijken.