Voorbeeld van Business Continuity Plan van Human Resource

Een tornado, een terroristische aanslag, een explosie of een andere crisis kunnen uw bedrijf tijdelijk of definitief afsluiten. Een bedrijfscontinuïteitsplan helpt uw ​​bedrijf te overleven en te herstellen van rampen. Papierwerk, machines en kantoormeubilair zijn vervangbaar. Medewerkers - uw meest waardevolle bedrijfsmiddel - zijn dat niet. Uw HR-manager of aangestelde persoon moet een mensgericht bedrijfscontinuïteitsplan opstellen voor het afhandelen van noodsituaties.

Geschreven plan

Als deskundige voor de mensen van uw organisatie moet HR een eigen geschreven plan opstellen voor het oplossen van storingen op de werkplek. De hoofden van financiën, IT en andere afdelingen hebben mogelijk bedrijfscontinuïteitsplannen om boekhoud- of computersystemen te beschermen, maar alleen HR kan een plan opstellen dat op werknemers is gericht. Omdat de behoeften van bedrijven verschillen, werkt een plan op maat het beste. De grootte en locatie van uw bedrijf bepalen bijvoorbeeld het soort evacuatieprocedure dat u moet volgen. Als sommige medewerkers off-site werken, hebt u een alarmsysteem met alle punten nodig om iedereen op de hoogte te houden.

Voorbereiding

HR-bedrijfscontinuïteitsplannen worden ontleend aan checklists van dingen om te overwegen. De meest ernstige zorgen zijn het behouden van levens en het krijgen van een behandeling voor zwaargewonde werknemers. HR moet overwegen hoe het personeel moet worden opgeleid om crises aan te pakken, op de hoogte moet worden gesteld van noodsituaties, naar veiligheid moet worden vervoerd en moet zijn geschoold voor banen die als "essentieel" worden aangemerkt. De evacuatieprocedures moeten vervoer voor gehandicapte werknemers omvatten en zorgen voor klanten en verkopers die de werkplek bezoeken. Een effectief HR-plan gaat in op de manier waarop vertragingen in de salarisadministratie, kantooruitval, wijzigingen in de planning en ontslagen werknemers kunnen beïnvloeden en hoe mogelijke ontberingen kunnen worden beperkt. Het bij de hand houden van voedsel en contant geld voor noodsituaties en het aanwijzen van evacuatieopvang kan deel uitmaken van een plan.

Record houden

HR onderhoudt persoonlijke bestanden van werknemers, waarvan sommige vertrouwelijke of gevoelige informatie bevatten. Medische rapporten, sofinummers, prestatiebeoordelingen, disciplinaire verklaringen, referenties en resultaten van achtergrondcontroles kunnen worden weggevaagd door een storm of een terroristische aanslag. Het dupliceren van deze records en het opslaan van kopieën op een veilige, off-site locatie kan verlies voorkomen. Geautomatiseerde gegevens kunnen worden geback-upt en opgeslagen op een veilige externe locatie of een internetbestand.

Herstel

Medewerkers hebben vaak hulp nodig bij het verwerken van de nasleep van een ramp. HR moet op zoek gaan naar tekenen van vertraagde reacties op stress en burn-out bij het personeel en ondersteuning en advies krijgen voor de getroffen personen. Een crisis kan het moreel laten leeglopen, wat de productiviteit verlaagt. HR moet de attitudes en tevredenheidsniveaus van werknemers volgen en bepalen hoe goed ze in staat zijn om hun werk te doen. Rampen dwingen bedrijven vaak om budgetten en operationele procedures aan te passen. Als dit het geval is, moet HR mogelijk personeel opnieuw toewijzen of werknemers opleiden voor nieuwe taken. HR moet mogelijk ook het beleid tijdelijk herzien om verontruste werknemers de kans te geven zich te herstellen of de deadlines voor de loonlijst te halen.