Noodprocedures voor noodcommunicatie

Of een noodsituatie nu alleen uw bedrijf of het hele land treft, u moet communicatieprocedures instellen waarmee u de mensen kunt bereiken met wie u contact moet opnemen. Uw procedures moeten u toelaten om met werknemers en partners te verifiëren hoe de noodsituatie hen heeft beïnvloed en hen de informatie te geven die ze nodig hebben om u te helpen de activiteiten te hervatten. Duidelijke procedures helpen om uw noodhulp doeltreffend te maken en ervoor te zorgen dat elk van uw medewerkers bekend is met hun verantwoordelijkheden in geval van een noodsituatie.

Aanwijzen van operationele rollen

De belangrijkste functies voor noodcommunicatie zijn de melding van een noodgeval en de communicatie met de betrokken personen. In uw procedures moet u een hoofdcontactpersoon aanwijzen die de noodsituatie en mensen die verantwoordelijk zijn voor communicatie met werknemersgroepen, klanten, leveranciers, autoriteiten en het publiek, declareert. Elke rol moet een primaire kandidaat en een lijst met plaatsvervangers hebben. De rol van de plaatsvervangers is om te controleren of de hoofdpersoon of de plaatsvervanger die voor hen staat in de lijst in staat is om de vereiste functie uit te voeren. Zo niet, dan moet de vervanger het overnemen.

Geef aan wie u wilt contacteren

Nadat de verantwoordelijke personen een noodtoestand hebben afgekondigd, moeten de aangewezen communicatiemedewerkers contact opnemen met hun doelen. Degenen die contact opnemen met werknemers, klanten en leveranciers moeten over alle contactinformatie beschikken, inclusief alternatieve telefoonnummers en e-mailadressen. Degenen die contact opnemen met de autoriteiten moeten de telefoonnummers van de betreffende hulpdiensten, de politie en vertegenwoordigers van de overheid hebben. Degenen die contact opnemen met het publiek moeten in staat zijn om persconferenties te beleggen, indien van toepassing, en moeten over de contactgegevens van lokale media beschikken. Uw procedures moeten gedetailleerd beschrijven hoe u deze informatie bewaart, bijwerkt en beschikbaar stelt aan de werknemers die het nodig hebben.

Detail apparatuur en methoden van communicatie

Naast dat u weet met wie u contact moet opnemen, moeten uw procedures de aangewezen medewerkers advies geven over het initiëren van communicatie. Vaste lijnen zijn betrouwbaar voor die werknemers die ze hebben en voor de autoriteiten en de media. Alternatieven zijn mobiel bellen, e-mail en sms-berichten. De laatste gaan soms door als het mobiele spraakoproepsysteem overbelast is. U kunt sommige werknemers bereiken via berichten op sociale netwerken. Het doel is om contact te maken met elke werknemer en om de oproepen en de verkregen informatie te targeten en bij te houden.

Lijst Welke informatie u moet communiceren

Uw procedures voor noodcommunicatie moeten specificeren wat er moet worden gecommuniceerd. Voor werknemers, klanten en leveranciers hebt u details over hun situatie nodig en moet u hen informeren over wat het bedrijf doet. Als u bewerkingen op een andere locatie instelt, moet u hen de informatie geven. Voor de autoriteiten is het doel hen te informeren over de situatie van het bedrijf en of u hulp nodig heeft. Voor de media helpt u hen op de hoogte te houden van wat u doet en wat er is gebeurd om het publiek op de hoogte te houden en werknemers die op een andere manier zijn afgesneden helpen bereiken.