Elementen van een bedrijfsrapport

U maakt een nuttiger bedrijfsrapport als u eerst de belangrijkste vragen bepaalt die moeten worden beantwoord, de belangrijkste informatie die het moet bevatten en hoe u het organiseert om uw berichten duidelijk en effectief over te brengen. Het doorbreken van uw document in verschillende secties helpt u bij het voorbereiden en schrijven van het rapport.

Voorblad

Begin geen bedrijfsrapport zonder de lezers te laten weten wat het is en wie het heeft geschreven. U kunt dit doen met een eenvoudige omslagpagina met de naam van het rapport, de auteur, de bedrijfsnaam, contactgegevens en de datum. De naam van het rapport kan een eenvoudige beschrijving van de inhoud zijn, zoals 'Projectvoorspellingen van het derde kwartaal voor Acme Manufacturing' of 'Aankopen van media voor de lancering van een nieuwe kinderschoenspoorlijn'. Als het document het eigendom is en niet mag worden gedeeld merk op dat op de voorpagina.

Inhoudspagina

Afhankelijk van de lengte van het rapport en de houdbaarheidsperiode, neemt u een pagina met inhoud op. Dit helpt lezers snel informatie te vinden die ze willen voordat ze in het hele document duiken en maakt het gemakkelijk om terug te gaan naar iets dat ze eerder hebben gelezen. Als het rapport lang is maar slechts uit verschillende secties bestaat, kan de inhoudspagina slechts een paar regels zijn waarmee lezers de paginanummers van het begin van elke sectie kunnen vinden. Voor een langer document is mogelijk een inhoudspagina met sectiekoppen en subkoppen onder elk onderwerp vereist.

Managementsamenvatting

Laat lezers weten waarom ze uw rapport moeten lezen door een samenvatting aan het begin van het document op te nemen, na de inhoudspagina en voordat de rest van het rapport begint. De samenvatting is een korte beschrijving van de reden voor het rapport en de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen of conclusies. De samenvatting is meestal een halve pagina of minder en bevat geen documentatie of ondersteuning.

secties

Doorbreek uw rapport in brokken vergelijkbare informatie om het gemakkelijk te begrijpen te maken en het beter van het ene onderwerp naar het andere te laten stromen. Een analyse van de bedrijfsomzet kan bijvoorbeeld secties bevatten over vorige verkopen, huidige projecties, marktveranderingen die van invloed zijn op de verkoop, prestaties van verkopers, product, prijs of distributiekanaal, belangrijkste klanten en aanbevelingen.

ondersteunende informatie

Als u uitgebreid onderzoek, statistieken, financiële documenten, grafieken, grafieken en tekeningen heeft, overweeg ze dan in een appendix te plaatsen als het eenvoudigweg gaat om supportdocumenten die lezers misschien willen nadat ze uw rapport hebben gelezen voor verificatie van claims die u heeft gedaan. Als ze nodig zijn om een ​​punt dat u aan het maken bent, te illustreren, neemt u ze op de pagina's op waar u uw punten maakt.