Hoe een zakelijke reisbegroting tot stand te brengen

Naarmate uw bedrijf groeit, zult u merken dat u of uw werknemers moeten reizen namens het bedrijf. Reiskosten functioneren meestal als een investeringstechnisch gezien discretionaire, maar essentieel voor succes op lange termijn en een goede investering moet een goed rendement opleveren. Het opstellen van een reisbudget houdt in dat u op korte termijn richtlijnen vaststelt over wat uw bedrijf zich kan veroorloven en hoeveel rendement deze 'investeringen' moeten genereren om hun kosten te rechtvaardigen.

1.

Stel pas een reisbudget in nadat u uw belangrijkste zakelijke uitgaven hebt betaald. Tijdens magere tijden kunt u zakenreizen buiten beschouwing laten, maar u kunt niet afzien van kosten zoals huur en (enige) loonlijst. U moet die kosten eerst betalen, via inkomsten of schulden. Het overtreden van deze regel vormt een existentiële bedreiging voor uw bedrijf en u moet dit nooit overwegen, tenzij het een tastbare, korte termijn uitbetaling oplevert.

2.

Stel een officieel reisbeleid in om te gebruiken als basis voor het goedkeuren van reiskosten. De ene kant van deze medaille betreft de kosten zelf. Een officieel beleid moet bijvoorbeeld limieten voor kosten van per dagmaaltijden specificeren. De andere kant van de medaille is het goedkeuringsproces. Zo zouden juniormedewerkers goedkeuring moeten krijgen voor reizen van een geautoriseerde manager of manager.

3.

Voorwaarde reiskosten op de waarde die u redelijkerwijs van hen verwacht dat ze toevoegen aan uw bedrijf. Gebruik geïnformeerde aannames om specifieke projecties te maken. Een voor de hand liggend voorbeeld is vliegen naar een andere staat om te onderhandelen over een contract met een potentiële koper dat in de loop van de tijd een aanzienlijke winst zal opleveren, veel hoger dan de kosten van een vliegticket, maaltijden en een hotelkamer. Een minder intuïtief voorbeeld is vliegen naar een andere staat om deel te nemen aan een conferentie over het optimaliseren van bedrijfspraktijken in uw branche. Het levert op zichzelf geen winst op, maar het implementeren van die betere bedrijfspraktijken kan u helpen omzet te vergroten. Je zou wat moeite en giswerk verwachten bij het inschatten van het rendement op dit soort uitgaven. Begin conservatief door grote risico's te vermijden.

4.

Verzamel gegevens over de kosten van de dienstreizen die uw bedrijf goedkeurt, en analyseer deze gegevens in de loop van de tijd in relatie tot de waarde die elke reis uiteindelijk toevoegt aan het bedrijf. Dit betekent dat iedereen die reist, een gespecificeerd onkostenoverzicht moet invullen bij hun terugkeer. Details maken het verschil. Probeer zo recht en duidelijk mogelijk een lijn te trekken tussen reiskosten en de waarde die ze leveren. Niets helpt u om projecties over de toekomst te maken, evenals goede gegevens over het verleden. Het opbouwen van een kennisbank over wat voor soort reizen zijn vruchten afgeworpen en welke soorten dat niet deden, zal in de toekomst een meer liberaal reisbudget rechtvaardigen.

5.

Volg reiskosten en beheers deze kosten. Forceer uw werknemers niet om in armoede te reizen, maar geef ze ook geen blanco cheque. Zitplaatsen in busvliegtuigen, goedkope huurauto's en voordelige hotelkamers zullen de fundamenten van de reis niet schaden.