Voorbeelden van Miscommunication op de werkplek

Als ondernemer bent u waarschijnlijk een optimist - iemand die een glas als halfvol ziet, niet als half leeg - maar met veel ruimte voor verbetering. Toch kunnen de resultaten van een groot rapport over communicatie op de werkplek een lastige realiteitscheck zijn. In het rapport ' The State of Miscommunication: 6 Insights on Effective Workplace Communication ', bleek bijvoorbeeld dat de helft van de 1.344 respondenten van de enquête 'geweldige' of 'uitstekende' gesprekken op het werk hadden, met hun leeftijdsgenoten en met hun managers. . De andere helft beschouwde hun gesprekken als 'middelmatig', 'slecht' of 'slecht'. Dus, zou u de resultaten van het rapport beschouwen als een 'glas' dat 'halfvol' is? Of zou u het glas als "half leeg" beschouwen?

Het rapport, gecombineerd met andere brancheberichten, biedt fantastische waardevolle inzichten over hoe de waarde van communicatie op de werkplek kan worden verbeterd; eigenlijk is het doel om dat glas af te ronden zodat het vanuit elke hoek als vol wordt beschouwd. Veel van deze inzichten zijn voorbeelden van misverstanden in communicatie. Je zult waarschijnlijk een aantal van hen herkennen. Anderen kunnen je laten lachen, minder voor hun komische waarde dan voor het feit dat ze zo universeel zijn. Maar u kunt van iedereen leren, zodat u en uw medewerkers de kwaliteit van uw communicatie kunnen verbeteren en het beste uit uw tijd en bronnen kunnen halen.

"Het leren van de vaardigheden die nodig zijn om effectieve gesprekken te voeren, is van cruciaal belang als we verandering willen creëren en echte resultaten willen produceren, zowel binnen als buiten het kantoor", zeggen de sponsors van het rapport, Quantum Workplace en Fierce Conversations. "Elke organisatie moet zijn medewerkers de tools en de mogelijkheden bieden om zinvolle en productieve gesprekken te hebben."

De kosten van Miscommunication

Voordat u enkele van de meest voorkomende voorbeelden van miscommunicatie overweegt, kan het helpen om een leidende gedachte bij de top te houden - over hoe u miscommunicatie kunt verminderen. Zoals de rapportsponsors zeggen:

"Voor velen van ons is de grootste hindernis voor gesprekken van hoge kwaliteit dat we bang zijn om te delen wat we werkelijk denken en voelen. Wij kippend en stappen niet op het bord wanneer de kans op tafel ligt om onze zorgen te uiten. Echt zijn is eng, maar het zijn de onwerkelijke gesprekken die ons moeten laten schrikken, omdat ze ongelooflijk duur zijn. "

Hoe duur deze miscommunicaties zijn - zowel in termen van financiële als menselijke kosten - is even ontmoedigend. Een onderzoek onder 403 leidinggevenden, managers en junior medewerkers onder leiding van The Economist Intelligence Unit en Lucidchart wees uit dat communicatiestoornissen op de werkplek leiden tot:

Hogere stressniveaus ( bij 52 procent van de respondenten)
Vertraging of niet-voltooiing van projecten ( van 44 procent ) Laag moreel ( van 31 procent ) Gemiste prestatiedoelen ( van 25 procent ) * Verloren omzet ( van 18 procent )

Hoewel het moeilijk is om een dollarwaarde toe te kennen aan de meeste van deze gevolgen, waardeerden respondenten die een rol speelden in 'Communicatiedrempels op de moderne werkplek' een derde van de verloren omzet tussen $ 100.000 en $ 999.999.

"Onze studie met de Economist Intelligence Unit bevestigt dat communicatiestoringen een diepgaande impact hebben op iedereen in de organisatie, ongeacht geslacht, generatie of anciënniteit binnen het bedrijf, " zei Nathan Rawlins, chief marketing officer bij Lucidchart. "Door inzicht te krijgen in de oorzaken en impact van slechte communicatie, kunnen bedrijfsleiders zich richten op het creëren van strategieën voor het bouwen van integratie en cognitieve diversiteit op de werkplek."

De voorbeelden van misverstanden

De meeste vormen van miscommunicatie op de werkplek kunnen worden herleid tot 10 veelvoorkomende, zo niet bekende, oorzaken. Maar het vullen van dat glas optimisme - met andere woorden, landen op een remedie - is soms lastiger.

Voorbeeld van Miscommunicatie 1

" Beschuldig mij niet; kijk naar jezelf"

Waarschijnlijk wil niemand een slechte communicator zijn. Op dezelfde manier wil ook niemand informatie verkeerd interpreteren. Dus wanneer er miscommunicatie optreedt, veroorzaakt dit een afweermechanisme, waardoor het te gemakkelijk wordt om de "andere persoon" de schuld te geven.

Bijna 81 procent van de werknemers in de Quantum-Fierce-enquête zei dat miscommunicatie op hun werkplek heel vaak, vaak of af en toe plaatsvond. Maar slechts de helft van de respondenten gaf toe dat ze 'direct betrokken' waren bij de miscommunicatie. De andere helft zei dat ze nooit, bijna nooit of zelden direct betrokken waren.

Vul het glas: dus wie is verantwoordelijk voor het afremmen van miscommunicatie? De respondenten van het onderzoek konden het op dit punt zelfs niet eens worden, ongeveer 53 procent wees naar "alle werknemersgroepen" en 32, 5 procent wendde zich tot supervisors en managers.

Voorbeeld van Miscommunicatie 2

" Beter om niets te zeggen dan verkeerd geïnterpreteerd te worden"

Niets kan een gesprek sneller doden dan iemand die weigert er een te hebben. Ongeveer de helft van de werknemers uit de enquête zei dat ze "zelden" op het werk zouden spreken. Maar wanneer ze dat doen, was interessant genoeg ongeveer 52 procent meer geneigd om zich open te stellen voor hun directe manager, terwijl slechts 47, 5 procent zei dat ze zich tot hun collega's zouden wenden. Meer dan een lange waterkruik is hier nodig; deze bevindingen suggereren aan de auteurs van het onderzoek dat veel werkplekken lijden aan een "cultuurprobleem".

Vul het glas: het bevorderen van een "stem-empowered" -cultuur vereist eigenaren van kleine bedrijven om een gevoel van vertrouwen te ontwikkelen door:

Een zichtbare aanwezigheid op de werkplek behouden. Eerlijk en consistent zijn. Eerlijk communiceren en erkenning van onzekerheid wanneer deze bestaat. Demonstreren van uw waarden (niet alleen om hen te omhelzen). Feedback van werknemers en interacties op de werkvloer stimuleren.

Voorbeeld van Miscommunicatie 3

" Alsjeblieft, geen vergaderingen meer"

Iets meer dan 55 procent van de Quantum-Fierce-respondenten zei dat vergaderingen de belangrijkste oorzaak waren van miscommunicatie op de werkplek, voornamelijk omdat respondenten:

Interpreteer berichten en doelen anders. Voel je ongemakkelijk bij het uiten van hun mening. Geloof dat er te veel tijd wordt besteed aan onbelangrijke onderwerpen.
Stel dat er te weinig tijd is voor vragen en discussie * Beschuldig persoonlijkheidsconflicten tussen hun team.
Beweer dat vergaderingen te weinig structuur hebben.

Vul het glas: het is mogelijk voor eigenaren van kleine bedrijven om productieve vergaderingen te houden - en vergaderingen die 15 minuten of minder duren - door:

Een vergaderagenda maken en verzenden op voorhand. Medewerkers verwachten bij te dragen. Aanpak van "volgende stappen" vóór de verdaging.

Voorbeeld van Miscommunicatie 4

" Prestatiebeoordelingen zijn tijdverspilling"

Ongeveer 63 procent van de respondenten in de enquête zei dat individuele beoordelingen - onderling en hun directe supervisor - de belangrijkste bronnen van miscommunicatie waren. Hoewel beoordelingen een ideaal moment kunnen zijn voor een werknemer en supervisor om een 'meeting of the minds' te smeden, zeggen medewerkers dat miscommunicatie het gevolg is van:

Wantrouwen dat hun zorgen zullen worden gehoord. * Frustratie dat duidelijke doelen niet zijn vastgelegd.
Verschillende prioriteiten. * Te veel tijd besteed aan onbelangrijke onderwerpen.
De beoordeling heeft weinig tot geen structuur.
Zich ongemakkelijk voelen over het vragen om opheldering.

Vul het glas: eigenaren van kleine bedrijven kunnen prestatiebeoordelingen omzetten naar productieve sessies door:

Zorgen dat hun beoordelingssysteem zo duidelijk is als uitvoerig. Verduidelijking van cruciale punten met voorbeelden. Medewerkers aanmoedigen om vragen te stellen en een bijdrage te leveren. * Doelen in kaart brengen.
Samenvattend de beoordeling aan het einde.

Voorbeeld van Miscommunicatie 5

" Beschuldig mijn technologie"

Bijna de helft (of 46 procent) van de Quantum-Fierce survey-respondenten wezen op technologie (vooral e-mail en sms) als bijdragers aan miscommunicatie. Ze wezen op enkele voor de hand liggende waarheden door te zeggen dat technologie vaak:

Geeft geen ruimte voor vragen en verduidelijking. * Elimineert de mogelijkheid om de tone of voice en verbuigingen te horen.
Kan gezichtsuitdrukkingen en gebaren niet opnemen.

Vul het glas: het is duidelijk dat de nuances van face-to-face communicatie het een superieure vorm van communicatie maken - en een die tot minder verkeerde interpretaties moet leiden. De Quantum-Fierce enquête-auteurs suggereren dat "organisaties moeten investeren in training rond door technologie gestuurde communicatie en advies geven over wanneer telefoongesprekken of persoonlijke gesprekken het meest geschikt zijn."

Voorbeeld van Miscommunicatie 6

" Excuseer mijn generatiekloof"

Het onderzoek van The Economist bracht aan het licht wat veel mensen begrijpelijkerwijs niet durven aanpakken op de werkplek: verschillende prioriteiten en comfortniveaus met technologie. Ongeveer een derde van de millennials richt zich op het proces op de werkplek, terwijl ongeveer hetzelfde percentage babyboomers en gen Xers meer waarde hecht aan het leggen van menselijke relaties en het smeden van persoonlijke relaties. Terwijl een derde van millennials afhankelijk is van sociale media en sms'en, doet slechts ongeveer 12 procent van de oudere generaties dat.

Vul het glas: voor eigenaren van kleine bedrijven kan diplomatie een lange reeks zijn. "Toekomstige leiders moeten over de mogelijkheid beschikken om te communiceren over stijlen en modi, waarbij ze verschillende generaties bereiken", schrijven de auteurs van het onderzoek. "Als functionele communicators zullen millennials waarschijnlijk verschillende nieuwe tools blijven gebruiken naarmate ze ouder worden en ouder worden. De truc zal zijn om ieders gebruik af te stemmen op de verschillende communicatiestijlen om hen heen. Evenzo zouden oudere generaties bereid moeten zijn om nieuwe communicatiemiddelen te gebruiken die ontwikkelaars gebruiken om te verbinden en te innoveren. "

Voorbeeld van Miscommunicatie 7

" Neem me niet kwalijk, terwijl ik naar conclusies spring"

Het zou inderdaad zelden gebeuren wanneer een medewerker zou toegeven dat hij aannames doet en conclusies trekt zonder de tijd te nemen om informatie te verifiëren bij iemand die "op de hoogte is". In werkelijkheid gebeurt dit de hele tijd, zowel in geschreven als in mondelinge communicatie. Een goed voorbeeld: een manager die spreekt van 'fokkerijefficiëntie' en de medewerker die de woorden interpreteert als code voor 'ontslagen'. In feite zou de manager kunnen verwijzen naar de noodzaak om efficiënter te zijn met de levering van kantoorkopieerpapier. Het is al erg genoeg als veronderstellingen worden achtergelaten om privé te leven; dergelijke miscommunicatie is een probleem als een werknemer valse veronderstellingen aan anderen verspreidt.

Vul het glas: een relatief eenvoudige remedie voorgesteld door The 2 Percent Factor, een management consultancy bedrijf: managers moeten helder en illustratief zijn in hun opmerkingen. En werknemers moeten om opheldering vragen. In een klimaat van vertrouwen doen ze dat meestal.

Voorbeeld van Miscommunicatie 8

" Ik doe mijn best om indruk op je te maken"

Eigenaren van kleine bedrijven zijn niet de enigen die willen worden gezien als slim, slim en professioneel. Medewerkers hebben dezelfde behoefte. Maar soms gaan ze er op de verkeerde manier mee om, hun bericht vertroebelend met complexe of winderige frasen en jargon die tot verwarring en miscommunicatie leiden. De 2% -factor citeert een voorbeeld van iemand die duidelijk te hard probeert indruk te maken: "Medewerkers moeten meer synergetisch werken met de beste werkwijzen bij het oplossen van conflicten om te zorgen dat ze een optimale productiviteit bereiken." De vertaling was veel eenvoudiger te begrijpen: "We willen dat onze medewerkers beter samenwerken, zodat ze meer werk gedaan krijgen."

Vul het glas: Zeggen wat je bedoelt en wat je zegt betekent de essentie van communicatie. Het mag niet worden beschouwd als "fancy talk"; in feite is het gewoon praten. Maar gewoon praten bereikt meestal zijn doel: helder en direct zijn en uiteindelijk begrepen.

Voorbeeld van Miscommunicatie 9

" Minder zeggen is meer"

Als je in de veronderstelling hebt gehandeld dat "beknoptheid het beste is", ben je in het algemeen op de goede weg. Maar elke tactiek kan tot het uiterste worden doorgevoerd, en 'onder uitleggen' is een voorbeeld van een te korte weg die te ver is gegaan. Onder uitleggen kan vragen en verwarring ontstaan, leidende medewerkers om de hiaten op te vullen (en hen dwingen opnieuw te springen naar conclusies die mogelijk onjuist zijn).

Vul het glas in: als u niet klaar bent om alle details te onthullen die werknemers nodig hebben, zodat zij uw bericht kunnen begrijpen, heroverweeg dan de timing. De meeste mensen hebben baat bij en waarderen voorbeelden en illustraties van deze details. Als uw werknemers deze voorbeelden nodig hebben, kunnen ze er meteen over lezen. Maar je doet tenminste je deel als een effectieve communicator.

Voorbeeld van Miscommunicatie 10

"Meer zeggen is meer"

Het tegenovergestelde van 'te weinig uitleggen' is 'overdreven uitleggen' en deze praktijk wordt meestal ook uitgevoerd door iemand die niet zeker is van zijn vermogen om te communiceren. Hij besluit zijn bericht in detail vast te leggen, wat vaak onnodig detail is, waardoor de ontvanger van het bericht te vroeg ontkoppelt.

* Vul het glas: * Het zou gemakkelijk zijn als er een aantal harde en snelle regels waren over hoe lang en gedetailleerd een bericht zou moeten zijn. Als je merkt dat je twijfelt, leg dan een uur of een uur je boodschap opzij en keer er dan weer naar terug, waarbij je jezelf dwingt om het te bekijken door de ogen en oren van iemand die niet geïnformeerd is. Stel jezelf de vraag, wat moet deze persoon weten? Wat zal hem helpen mij te begrijpen? Heb ik de duidelijkste taal mogelijk gebruikt? Het kan ook helpen om een bericht af te sluiten met een uitnodiging om persoonlijk contact met u op te nemen als er vragen zijn. Feedback van medewerkers kan u aanwijzingen geven over hoe toekomstige berichten moeten worden ingekaderd zodat ze uw innerlijke optimist kunnen vervullen en uw zicht op het glas als halfvol kunnen behouden.