De beste manieren om het brandstofgebruik in een klein bedrijf te volgen

Papierwerk van betaalde uitgaven kan gemakkelijk uit de hand lopen, zelfs met een kleine staf. Bij kilometerrapporten moeten, net als bij andere uitgaven, zorgvuldige gegevens worden bijgehouden. Het hebben van een nauwkeurig systeem kan ervoor zorgen dat dingen soepel blijven lopen en u enkele grote kopzorgen besparen.

Pen en papier

Geef werknemers logboeken met kilometertellers en moedig ze aan om het logboek te gebruiken elke keer dat ze in de auto stappen. De gegevens moeten de datum van de reis, de kilometerstand, de bestemming en het doel bevatten. U kunt ook ruimte opnemen voor afdelingsspecifieke informatie of kostencodes.

Logs verzamelen

Kies een dag of tijd om mijlenlogboeken te verzamelen en wees consistent over hoe u ze ophaalt. Je zult ze waarschijnlijk een paar dagen voor de betaaldag willen hebben, dus je kunt vergoedingen opnemen in plaats van ze uit te stellen. Laat toch een dag extra rapporten binnenstromen. Soms worden mensen ziek of bezet en vergeten ze. Het verzenden van een herinneringsmail telkens wanneer logs moeten worden gegeven, kan problemen voorkomen.

Digitale documenten

Bewaar digitale documenten van de kilometerregistratie indien mogelijk om uzelf het probleem van het verzamelen van de papieren logboeken te besparen. Mogelijk hebt u een boekhoud- of boekhoudprogramma dat ook het kilometerteken kan verwerken. Zo niet, dan zou een spreadsheet waartoe iedereen toegang heeft op dezelfde manier moeten werken. U wilt misschien gewoon het totale aantal kilometers per werknemer opnemen voor elke week om dingen eenvoudig te houden. Gebruik het om de totale uitgaven te volgen en te zien hoe dit in de loop van de tijd verandert, wat van invloed kan zijn op de budgettering.

Lump Sum

Nadat u de informatie hebt vastgelegd, zodat de werknemers correct worden terugbetaald, plaatst u het bestand in een map om de kilometerrapporten samen te voegen. U kunt ook een sectie in de afzonderlijke werknemersmappen maken voor onkostendeclaraties. Houd ze in omgekeerde chronologische volgorde om de meest recente informatie bovenaan te hebben.