Acht stappen naar effectief contractbeheer

Contractbeheer houdt toezicht op afspraken gemaakt met leveranciers, klanten, partners en medewerkers. Effectief toezicht is van cruciaal belang omdat de verkoop verloren kan gaan en er sancties kunnen worden opgelegd door slecht contractbeheer. Begrijp hoe u effectief contracten kunt beheren en het inkoopproces van uw kleine onderneming kan aanzienlijk worden verbeterd.

oriëntering

Er moet een vergadering worden gehouden met de afdeling die het contractbeheer uitvoert en de afdeling die het contractbeheerproces heeft beïnvloed. Tijdens de vergadering moet de reden voor contractbeheer worden toegelicht, samen met het feit dat het programma volledig wordt goedgekeurd door het senior management. Waar mogelijk moet een lid van het senior management de vergadering leiden.

Plan

Er moet een uitgebreid plan worden ontwikkeld om een ​​contractbeheersysteem te implementeren dat ervoor zorgt dat alle betrokken afdelingen in een organisatie zich richten op het leveren van een kosteneffectieve aanpak voor het beheer van contracten.

Personeel

Eén persoon in de organisatie moet de verantwoordelijkheid krijgen voor contractbeheer. Dit is vaak de inkoopmanager. Een projectplan voor de implementatie van een contractbeheersysteem moet worden ontwikkeld door iemand die verantwoordelijk is voor het zien dat een systeem correct en op tijd en binnen het budget wordt geïmplementeerd. Het plan moet taken aangeven die moeten worden uitgevoerd, wie verantwoordelijk is voor de taak en de beoogde voltooiingsdatum.

Werkwijze

Het documenteren van een proces voor contractbeheer zorgt ervoor dat iedereen in het bedrijf op dezelfde manier met contracten omgaat. Geef een werkstroom op, welke persoon of afdeling is verantwoordelijk voor het voltooien van elke stap in de workflow en hoe werkstroomuitzonderingen worden afgehandeld.

Opleiding

Leden van de afdeling die verantwoordelijk is voor contractbeheer moeten worden opgeleid in het contractbeheerproces van het bedrijf, de gebruikte termen en richtlijnen voor de functie.

normen

Ontwikkel standaarden voor contractbeheer. Dergelijke normen moeten onder meer bestaan ​​uit het bijhouden van nauwkeurige documentatie voor de begin- en einddatum van een contract en het bijhouden van volledige contractadmindums, met vermelding van eventuele wijzigingen in de contractuele overeenkomst, zoals de verlenging van een servicecontract.

Meting

Stel metrics op om de effectiviteit van de contractmanagementfunctie binnen een organisatie te meten en te beoordelen. Zulke maatstaven zijn onder meer de nauwkeurigheid van de contractvoorbereiding en de tijd om contracten op te halen en te raadplegen wanneer dat nodig is.

auditing

De contractbeheerfunctie moet periodiek worden gecontroleerd met behulp van een auditchecklist als referentie. De checklist moet specifiek wat moet worden gecontroleerd en in het bijzonder wat te inspecteren met verwachte resultaten die in overeenstemming zijn met de auditnormen voor contracten.