Hoe werkmethodes dubbel te controleren

Werkmethoden zijn de processen waarmee bedrijven taken uitvoeren. Dergelijke methoden zijn echter niet altijd optimaal: ze zijn mogelijk inefficiënt, onduidelijk, missen stappen of zijn verouderd. Door werkprocedures dubbel te controleren, kan de organisatie dergelijke processen verbeteren of wijzigen. Dit type controle vereist echter samenwerking van vele partijen, van het managementteam tot hun ondergeschikten. In sommige gevallen kunt u weerstand ondervinden bij het wijzigen van werkmethoden.

1.

Controleer alle beleidsregels en procedures met betrekking tot de werkmethode. Verzamel trainingshandleidingen, memo's met betrekking tot de functie en functieomschrijvingen. Controleer of u de taak kunt uitvoeren, gezien de materialen die voorhanden zijn. Als de taak niet kan worden uitgevoerd met de verstrekte informatie, wijzigt u het materiaal zodat het extra stappen bevat die niet in de documenten worden beschreven. Follow-up met medewerkers over hoe ze de taak moeten uitvoeren in het geval dat informatie ontbreekt.

2.

Verifieer de procedures met het managementteam dat verantwoordelijk is voor de implementatie van de geschetste taken. Bel een vergadering en bespreek de stappen die al zijn vermeld naast het beleid dat ter wille van de duidelijkheid is toegevoegd. Maak een lijst van alle werknemers die betrokken zijn bij het uitvoeren van elke functie. Plan een tijd om hun werk te observeren om de werkmethoden te herzien. Vraag het managementteam om input met betrekking tot de impliciete verwachtingen van werknemers die niet in het beleid zijn opgenomen: dergelijke verwachtingen kunnen vroeg aankomen om apparatuur te reinigen of materialen weg te gooien nadat een proces is voltooid.

3.

Bekijk de werknemers die de gerelateerde taak uitvoeren. Noteer alle stappen die niet worden vermeld in de documentatie voor de werkmethode. Noteer ook eventuele afwijkingen, snelkoppelingen of andere verschillen. Vraag de medewerker waar ze dingen heeft geleerd of bedacht die niet zijn genoemd in de geschetste werkmethoden. Leg vast of dergelijke afwijkingen de kwaliteit van de werkprestaties verbeteren of verminderen.

4.

Relay het verschil in werkmethoden met het managementteam. Coördineer de herzieningen van de werkmethodes met de supervisor en ondergeschikten. Carlos Moore, auteur van het boek 'Small Business Management', geeft een toelichting op het aantal organisaties dat 'kwaliteitskringen' vormt, of groepen werknemers die routinematig bijeenkomen om kwaliteitsproblemen en suggesties voor verbetering te bespreken. Krijg feedback van beide partijen over de verschillen in de dubbel gecontroleerde werkmethoden. Ontvang zo nodig extra input van externe bronnen zoals vakbladen, consultants en andere professionals met betrekking tot de beste manieren om de beschreven methoden uit te voeren.

5.

Voer de taak opnieuw uit met behulp van de herziene werkmethoden. Als de taak niet met grotere efficiëntie en verbetering wordt uitgevoerd dan de vorige methode, controleer dan de methoden opnieuw en herstel eventuele problemen.

6.

Herschrijf de werkmethoden op basis van de input van beide partijen. Stuur memo's naar alle personeelsleden die de wijzigingen overbrengen.

Tip

• Overweeg om werkmethodes dubbel te controleren als onderdeel van een team. Verzamel extra auditors met vaardigheden in elk van de taken die worden beoordeeld. Matt Seaver, auteur van het boek, "Gower Handbook of Quality Management", legt uit dat een team van auditors met verschillende functies een meer volledige beoordeling van de beschikbare methoden biedt.