Etiquette voor zakelijke brieven

De etiquette die u in uw zakelijke brieven gebruikt, kan klanten behouden en de verkoop verbeteren of aan de andere kant mensen beledigen en uw bedrijf kwetsen. In tegenstelling tot normaal schrijven, wil je niet creatief worden of dramatisch schrijven in een zakelijke brief. Het belangrijkste in een zakelijke brief is de verantwoording voor de lezer.

Functie

Het hele vakgebied van zakelijke etiquette bestaat om professionals te helpen elkaar hoffelijkheid te tonen en solide relaties op te bouwen. Zakelijke brieven vertegenwoordigen niet alleen de afzender, maar zijn hele bedrijf. Vrijwel elke klant en klant ontvangt op een bepaald moment een brief van u, zoals het schrijven van een verzoek om investeringskapitaal of het waarschuwen van iemand voor een achterstallige betaling.

overwegingen

U kunt persoonlijke voornaamwoorden gebruiken bij het schrijven van een zakelijke brief, maar kom niet te ongedwongen of rigide. Als u bijvoorbeeld vaak met een klant praat, hoeft u niet elke brief met Geachte heer / mevrouw te beantwoorden en het met "Trouw" af te sluiten omdat dit als koud overkomt. In plaats daarvan kunt u overschakelen naar "Geachte heer" en eindigen met "Oprechtheid". Vermijd de passieve stem, zoals 'hij ging naar de winkel', waar mogelijk, volgens etiquette-expert Neil Payne. De passieve stem komt meestal saai en kan te casual lijken.

Kenmerken

Vertrouw op alle correspondentie met gevoelige informatie en "zeer vertrouwelijk" als u alleen wilt dat de ontvanger het leest, volgens Payne. Schrijf de brief op dezelfde manier als waarmee u de lezer face-to-face zou spreken. Iemand ziet de brief mogelijk in de toekomst dus houd een formele ondertoon bij. U moet de brief zelf ondertekenen, maar het ondertekenen van de secretaresse blijft in overeenstemming met de juiste zakelijke etiquette.

Waarschuwing

Wees voorzichtig met het gebruik van "wij" op briefpapier met het briefpapier van het bedrijf. Het gebruik van "wij" betekent dat uw woorden spreken voor het bedrijf. Gebruik het dus alleen als u refereert aan het bedrijfsbeleid. Vervang "wij" door "I" wanneer we het hebben over een persoonlijke mening.

Tip

Schrijf waar mogelijk een bedankbrief aan klanten en klanten, bijvoorbeeld een klant die uw bedrijf bezoekt voor een mogelijke deal. Dankbrieven bouwen persoonlijke relaties op die kunnen leiden tot zakelijke relaties. In bepaalde sectoren, zoals luxegoederen en mode, zijn bedankbriefjes essentieel voor het opbouwen van uw netwerk.