Wat zijn de elementen van een samenwerkende teambijeenkomst?

Samenwerking is een collectieve vastberadenheid om tot een overeenkomst te komen of een doel te bereiken door het delen van informatie en groepsconsensus. Een teamteambijeenkomst vindt plaats wanneer een groep personen met verschillende vaardigheden, expertise en verantwoordelijkheden samenkomen om te werken aan een gemeenschappelijk doel. De meeste samenwerkende teambijeenkomsten hebben bepaalde elementen gemeen die de groep in staat stellen een succesvol resultaat te bereiken.

Planning

De planning van een samenwerkende bijeenkomst geeft de richting aan. In een samenwerkende bijeenkomst is de agenda of docket een lijst met onderwerpen die in volgorde van belangrijkheid moeten worden besproken. Vóór de vergadering ontvangen de deelnemers een exemplaar van de agenda, zodat iedereen weet waar de vergadering over gaat en zich dienovereenkomstig kan voorbereiden. Deelnemers kunnen items toevoegen aan de agenda of vragen dat bepaalde onderwerpen meer of minder tijd krijgen. Agenda's voor eerdere vergaderingen kunnen de groep helpen bij het volgen van de algehele voortgang van de samenwerking.

Doel instellen

Het behalen van doelen is de typische uitkomst van elke samenwerkende bijeenkomst. Deelnemers moeten het beoogde resultaat van de samenwerking identificeren en overeenstemming bereiken over het doel van de vergadering. Dit omvat het aanwijzen van leiderschapsfuncties zoals facilitator, tijdwaarnemer en recorder. Doorgaans voltooien teamleden ook individuele taken tijdens de teamvergadering die nuttig zijn voor het bereiken van de algemene doelstellingen.

Communicatie

Voor een succesvolle samenwerking is interactie nodig, of het nu in persoon of virtueel is. Tijdens de vergadering communiceert elke deelnemer zijn punt met behulp van verschillende hulpmiddelen, zoals hand-outs, white-board diagrammen of powerpoint-presentaties. Communicatie heeft ook betrekking op conflictbeheersingsvaardigheden om mensen met verschillende standpunten te helpen knelpunten tijdens de vergadering te vermijden of om te gaan met een al te kritisch teamlid.

Besluit

Collaboratieve teamvergaderingen gebruiken over het algemeen consensusgebaseerde besluitvorming om tot overeenstemming te komen waar iedereen mee kan leven. In een samenwerkingsgroep is niemand volledig tevreden over de groepsbeslissing en het resultaat is over het algemeen een compromis van alle deelnemers. In gevallen van onwrikbaar meningsverschil kan de facilitator een meerderheidsstem vragen als dat de enige manier is om tot een beslissing te komen.