Welk type bevoegdheden beheersen administratieve assistenten in een organisatie?

Hoewel administratieve assistenten een taakomschrijving hebben, begint die beschrijving niet de manieren te beschrijven waarop kantoorassistenten hun macht uitoefenen. Een slimme administratieve assistent met sterke persoonlijke vaardigheden kan van uw kantoor een krachtpatser maken. Uw zakelijke transacties moeten een toon en smaak hebben die niet alleen indruk maakt op klanten, collega's en werknemers, maar ook helpt om effectief te worden in het besturen van uw bedrijf. Wanneer u de potentiële macht van een administratief medewerker begrijpt, weet u welke bevoegdheid u moet delegeren.

Officiële bevoegdheden

De administratief medewerker neemt taken over die uw dag efficiënter maken. Het schrijven van routine-e-mails, het openen van post, het schrijven van afspraken in kalenders, het opstellen van brieven en het organiseren van papieren voor opslag vallen allemaal onder de bevoegdheid van de administratieve assistent. De kracht achter deze taken ligt in het machtigen van de baas om haar tijd te gebruiken voor het nemen van beslissingen, het koesteren van professionele relaties, het toezicht houden op projecten en het begeleiden van werknemers.

Onofficiële bevoegdheden

De veerkracht van uw assistent tijdens de stressvolle momenten in elke kantoorsituatie is de sleutel tot het succes van uw bedrijf. Een deel van die veerkracht omvat een positieve kijk op hoe om te gaan met stress op het werk, en het vermogen om meerdere taken op zich te nemen. Het vertrouwelijk houden van belangrijke bedrijfsinformatie kan een ander belangrijk aspect zijn voor de rol van uw administratief assistent. Ook heel belangrijk is zijn vermogen om goed samen te werken met mensen in uw organisatie die verschillende niveaus van verantwoordelijkheid hebben. Uw assistent wordt de directe link tussen u en degenen die voor u werken, evenals uw klanten. Het kan zijn dat je pas op het moment dat je je assistent in dienst neemt, merkt dat hij zulke belangrijke, maar onofficiële bevoegdheden heeft, maar dat ze belangrijk zijn voor de voortgang en het succes van je onderneming.

Intuïtieve kracht

De beste administratieve assistenten hebben krachten die bijna aangeboren lijken. Je assistent kan voor veel mensen je gatekeeper worden en omgaan met problemen en beslissingen waar je geen tijd voor hebt. Dit type stroom kan erg handig zijn als je wordt overspoeld met vergaderingen en je hebt een zwaar reisschema of een groot aantal e-mails en voicemails om te beantwoorden. Als u eenmaal een vertrouwensrelatie met uw administratief assistent hebt ontwikkeld, kan zij zich zo bewust zijn van uw managementstijl dat zij in staat is om verzoeken van mensen te beantwoorden, hetzij via e-mails en telefoonberichten, die niet zo afhankelijk zijn van uw onmiddellijke actie .

Power Through Theatrics en Drama

De meeste bedrijfsorganisaties kunnen getuigen van hoe uit de hand gelopen en gek een werkplek soms kan krijgen. Dit kan te maken hebben met bijna onmogelijke deadlines, zware workloads, humeurige persoonlijkheden en het delicate moreel binnen de organisatie zelf. Een administratieve assistent die zijn 'theatrale' krachten gebruikt om de zenuwen van uw organisatie te kalmeren, kan een groot verschil maken in het doormaken van moeilijke tijden voor zowel u als uw hele organisatie. Dit kan het overnemen van chaos omvatten door een sterke fysieke houding te presenteren en een gezaghebbende stem te gebruiken, geschillen te beëindigen door aan te kondigen dat de deelnemers aan een vergadering van het onderwerp en de orde zijn en door de werkplek marcheren met een gezaghebbende stap die zegt dat de administratieve assistent heeft het oor van de baas. Deze theatrics hebben een machtsniveau dat je kan helpen het respect van peers en ondergeschikten te behouden.