Een geslaagde briefing geven

De sleutel tot het geven van een succesvolle briefing is om het accuraat, beknopt en duidelijk te houden. Hoewel het doel mogelijk vergelijkbaar is met een presentatie of een spraak, is het formaat zelf anders. Net als bij andere vormen van mondelinge communicatie richt een succesvolle briefing zich echter op het publiek. Hoewel de informatie die tijdens een briefing wordt gegeven belangrijk is, is het belangrijker dat de informatie het gewenste antwoord oproept.

Algemene beste praktijken

Ken uw onderwerp en begrijp de doelstellingen voor het uitvoeren van de briefing volledig. In tegenstelling tot een toespraak, die meestal tot op het laatste woord wordt gepland, wordt een succesvolle briefing meestal onvoorbereid afgeleverd. Een overzichtelijke schets of een paar strategische notities en ondersteunende informatie, zoals een paar eenvoudige maar zeer relevante dia's of hand-outs van het publiek, zijn alles wat je met je mee moet dragen naar de lessenaar of het podium.

Geef een georganiseerde briefing

Een succesvolle briefing heeft een duidelijk begin, lichaam en einde. Start de briefing met een overzicht van de informatie die u gaat presenteren. Een goed idee is om gewoon de belangrijkste punten in uw briefingoverzicht te vermelden. De hoofdtekst van de briefing dient doelstellingen te vermelden in de volgorde die in dat overzicht is weergegeven. Organiseer de hoofdpunten van elk doel in een gespecificeerde opmaak en logische volgorde, zoals chronologisch, met behulp van een oorzaak-en-gevolg-formaat of een actuele organisatie. Het einde moet bestaan ​​uit een korte samenvatting van de zojuist gepresenteerde informatie. Zorg ervoor dat je het publiek bedankt voor het luisteren voordat je de briefing hebt afgesloten.

Breng een aansturende aanwezigheid tot stand

Oogcontact, lichaamsbewegingen en stem zijn cruciale elementen in succesvolle briefings. Kijk niet over de hoofden van het publiek of tussen toehoorders, maar onderhoud in plaats daarvan direct oogcontact zoals tijdens een normaal gesprek. Zoek uit en geef de meest directe aandacht aan hooggeplaatste leden van het publiek, maar probeer indien mogelijk op zijn minst enige aandacht te schenken aan elk publiekslid. Een gestage houding en natuurlijke handgebaren zijn belangrijk, aangezien de meeste briefings worden gegeven vanachter een lessenaar of podium. Spreek duidelijk en duidelijk zodat uw woorden gemakkelijk te begrijpen zijn. Verander daarnaast de snelheid, het volume, de kracht en de toonhoogte van uw stem en levering.

Antwoord Publieksvragen

Een laatste vraag-en-antwoordsessie is een onderscheidend kenmerk van een succesvolle briefing. Vraag om feedback en wees bereid om een ​​verscheidenheid aan vragen te beantwoorden. Hoewel je waarschijnlijk kunt anticiperen op enkele van de meest voorkomende vragen, lijken anderen misschien uit het niets. Als u een vraag niet meteen kunt beantwoorden, geef dat dan aan en geef een tijdschema op voor het antwoord. Spreek met zekerheid, houd de antwoorden kort en wees niet ontwijkend, zelfs niet in het licht van een moeilijke of negatieve vraag.