Hoe namen te verbergen en HR-rapporten vertrouwelijk te maken

De afdeling human resources is de bewaker en de poortwachter van werknemersinformatie, daarom zijn HR-medewerkers aan een hoger niveau van vertrouwelijkheid gehouden. Wanneer HR-medewerkers rapporten of personeelsstatistieken produceren die gegevens over individuele werknemers bevatten, is het van cruciaal belang om identificerende informatie te beschermen. HR-personeel genereert een aantal rapporten voor verschillende doeleinden; daarom moeten ze meer dan één methode ontwikkelen om de identificerende informatie van werknemers te verbergen om de vertrouwelijkheid te waarborgen.

EEO-gegevens

Bedrijven die 50 of meer werknemers in dienst hebben en minstens 50.000 dollar aan zaken hebben in federale contracten moeten een schriftelijk positief actieplan hebben. Executive Order 11246 geeft ook mandaat aan het bijhouden van informatie verkregen van sollicitanten en werknemers, zoals ras, etniciteit, handicap en veteranenstatus. Deze informatie wordt gelijke gegevens over de werkgelegenheid genoemd. Er zijn twee manieren om EEO-gegevens te verzamelen: verzamelde rapportage en rapportage per positie. De namen van aanvragers en werknemers zijn niet nodig voor beide rapporten; Daarom kan HR de namen eenvoudigweg wijzigen of 'xxxxx' gebruiken om namen te verbergen.

HR-onderzoeksrapporten

HR-medewerkers verrichten vaak onderzoeken om dergelijke problemen op de werkplek op te lossen, zoals discriminatie en intimidatie die mogelijk in strijd zijn met titel VII van de Civil Rights Act of andere wetten die de Amerikaanse Equal Employment Opportunity Commission afdwingt. Alle informatie met betrekking tot het onderzoek moet zoveel mogelijk vertrouwelijk worden gehouden en worden bewaard in bestanden die losstaan ​​van de reguliere werkbestanden. Wanneer het HR-personeelslid haar onderzoek voltooit, schrijft ze meestal een verklaring die het standpunt van de werkgever verdedigt om zich aan het EEOC te onderwerpen. De namen van de werknemer die beweerde dat het bedrijf zich bezighield met oneerlijke arbeidsvoorwaarden en de namen van de getuigen, kunnen niet worden verhuld in de positiebepaling van het bedrijf. De namen van werknemers moeten worden bekendgemaakt aan het EEOC. Als HR-medewerkers het onderzoek echter moeten bekendmaken aan iedereen buiten het EEOC of de HR-afdeling, kunnen de namen van werknemers en getuigen worden vermomd als 'Charging Employee' en 'Witness No. 1', 'Getuige nummer 2' en zo op. De term 'kostenafnemer' is bekend bij HR-professionals.

identifiers

Gebruik speciale ID's voor HR-rapporten die normaliter de namen van werknemers vereisen, zoals salaris- en positieanalyses. Vervang de namen van werknemers door een identificatiecode die de laatste vier cijfers van het sofinummer en de huurdatum combineert. Bijvoorbeeld, een werknemer die op 15 december 2012 was aangenomen en waarvan de laatste vier cijfers van haar sofinummer 5650 zijn, kunt u de ID 121520125650 of 1220125650 gebruiken als de maand en het jaar voldoende zijn voor de huurdatum. Als u werknemersgegevens voor op geslacht gebaseerde salarisanalyses wilt analyseren, voegt u een M of F toe aan de ID, tenzij uw IT-programma alleen numerieke waarden toestaat. Gebruik in dat geval 0 en 1 om respectievelijk mannelijke en vrouwelijke werknemers aan te duiden.

Multisite-werkgevers

Als u werknemersgegevens voor werknemers op meerdere sites wilt analyseren, wijst u een numerieke waarde toe aan elke bedrijfslocatie. U kunt numerieke waarden toewijzen volgens de volgorde waarin elke locatie is gestart. Als u bijvoorbeeld locaties in Baltimore, Philadelphia en Virginia Beach hebt geopend, kunt u achter de ID van elke werknemer 1, 2 en 3 gebruiken.

HR-rapporten verwerken

Het is essentieel dat u de bewaring van de gegevens van werknemers bewaakt en deze uitsluitend op basis van need-to-know openbaar maakt. Als uw HR-gegevens elektronisch zijn en rapporten moeten worden gegenereerd door iemand buiten de HR-afdeling, zoals een IT-staflid, zorg er dan voor dat u de IT-manager vraagt ​​om het werk toe te wijzen aan een van haar personeelsleden die gewetensvol is over het verbergen van de identificerende werknemers. informatie. Overweeg ook om wachtwoordbeveiliging en vergrendeling van werkstations en archiefkasten te gebruiken om de vertrouwelijkheid van HR-rapporten te behouden, adviseert David Eisner, president van IT en provider voor netwerkondersteuning Dataprise, in zijn artikel in augustus 2011 getiteld "De do's en don'ts van het houden van vertrouwelijke informatie" Employee Data Secure "op de Infobox-website. Evenzo mogen werknemers in de HR-afdeling zonder bepaalde werknemersinformatie te weten, zoals een HR-assistent wiens enige taken begroeting aanvragers zijn en telefoontjes beantwoorden, geen gevoelige werknemersgegevens verwerken.