Redactiebeleid voor nieuwsbrieven van organisaties

Door mensen op de hoogte te houden, profiteert u van de bedrijfsresultaten. In zijn boek 'Workplace Communication for the 21st Century' merkt Dr. Jason S. Wrench op dat interne communicatie het moreel en het begrip van de doelen van de organisatie verhoogt. Een nieuwsbrief kan een gevoel van verbondenheid creëren bij werknemers of leden op verschillende locaties en loyaliteit opbouwen. Een redactioneel beleid begeleidt de communicatiestrategie van de nieuwsbrief, de productie en distributie ervan en verduidelijkt de verantwoording.

Waarom een ​​nieuwsbrief?

De reden achter uw nieuwsbrief bepaalt de beslissingen die worden genomen met betrekking tot de inhoud en identificeert uw doelgroep. Zonder een doel mist een nieuwsbrief focus en verliest deze zijn effectiviteit. Een doelgerichte nieuwsbrief bijvoorbeeld, kan iedereen bij elkaar trekken tijdens een overname of de overgang naar een nieuwe faciliteit. Een nieuwsbrief kan de prestaties van medewerkers en organisatorische prestaties demonstreren om uw organisatie een persoonlijkheid te geven in de ogen van het personeel, of het kan klanten vertellen over nieuwe producten en diensten of worden gebruikt om gemeenschapsondersteuning te rekruteren.

Inhoud en Inzendingen

Een effectief redactioneel beleid voor de nieuwsbrief van uw organisatie vermeldt de soorten artikelen en reguliere functies die moeten worden gepubliceerd. Het redactioneel beleid voor de nieuwsbrief van een vereniging kan bijvoorbeeld vereisen dat de notulen van de raad van bestuur en verslagen van actieve taakgroepen in elk nummer verschijnen. Bepaal of suggesties van werknemers moeten worden opgevraagd door middel van regelmatige enquêtes. Het standpunt van de organisatie over het hebben van personeel om alle content te creëren, freelance-schrijvers aan te nemen of personeel van reclamebureaus om artikelen te schrijven of inzendingen van buiten te accepteren, behoort tot uw redactionele beleid. Richtlijnen voor afzonderlijke schrijvers specificeren gegevens zoals woordentelling, toon en feitenverificatie.

Inhoudsgoedkeuring

Het gebruik van redactioneel beleid om verantwoordelijkheid toe te kennen voor beslissingen over wat u in elk nummer van uw nieuwsbrief moet opnemen, kan verwarring voorkomen. Grote organisaties creëren vaak een redactieraad met vertegenwoordigers van verschillende faciliteiten of functionele gebieden om de redacteur bij te staan. Naast het identificeren van de persoon die het laatste woord heeft over de artikelkeuze, moet het beleid verwachtingen beschrijven voor controle van feiten en evaluatietijden.

Opmaak, frequentie en distributie

Hoe vaak en in welke vorm de nieuwsbrief deze doelgroep bereikt, moet worden opgenomen in uw redactionele beleid. Wekelijks, maandelijks of driemaandelijks begeleidt het beleid de productiekalender van de nieuwsbriefeditor. Overwegingen bij de distributie zijn het verzenden van papieren kopieën naar personen op het werk of thuis, het plaatsen van problemen in de werknemerslounge, het bouwen van een lobby of een lunchruimte en het beschikbaar maken van papieren versies en elektronische versies via e-mail of de website van de organisatie.

Fotografie en machtigingen

Visuals maken nieuwsbrieven interessanter en leesbaarder. Uw redactioneel beleid mag niet dicteren dat fotografie wordt gebruikt, maar het zou vereisen dat de rechten op het gebruik van illustraties en foto's worden verkregen als ze worden gebruikt. In dezelfde lijn moet het beleid verplichten goedkeuring te verkrijgen voor het reproduceren van auteursrechtelijk beschermd materiaal en toestemming van individuen die zijn geïnterviewd of gefotografeerd om hun woorden en foto's te gebruiken. Uw beleid moet de privacy van werknemers beschermen. Houd er dus rekening mee dat privé-adressen en telefoonnummers niet worden gepubliceerd.