De nadelen van online vergaderingen

Veel organisaties en bedrijven schakelen over van persoonlijke vergaderingen, die dure reizen en verstoorde planningen veroorzaken, om online vergaderingen tussen hun personeel op meerdere locaties te houden. Dit verhoogt massaal het gemak waarmee een groepsbijeenkomst kan worden gehouden, maar het heeft ook subtiele nadelen in vergelijking met een traditionele persoonlijke face-to-face bijeenkomst. Onlinevergaderingen zijn nog steeds nuttig maar moeten zorgvuldig worden afgewogen tegen de voordelen van persoonlijk vergaderen.

Technische beperkingen

De explosie van snelle internetverbindingen en videotelefoongesprekken hebben het gemakkelijker gemaakt om een ​​groepsbijeenkomst te houden, maar "gemakkelijker" betekent nog niet "eenvoudig". Het organiseren van zelfs een kleine groep mensen vereist dat iedereen bekend is met de software en het netwerk dat wordt gebruikt om de vergadering te hosten en kan personen uitsluiten die problemen hebben met hun computerinstallatie of internetverbinding. Deze problemen nemen toe met het aantal betrokken personen. Een videoconferentie kan voor twee of drie mensen goed uitpakken, maar het kan rampzalig worden voor zeven of acht, zelfs als de software dat nummer zogenaamd wel aankan.

Interpersoonlijke interacties

Mensen die face-to-face vergaderen, communiceren op verschillende manieren met elkaar, niet alleen voor spraak. Gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal brengen veel informatie over, en onbewuste communicatiestoornissen helpen de discussie te vergemakkelijken. Deze signalen kunnen volledig worden gemist of verloren wanneer een vergadering virtueel wordt gehouden. Wanneer iemand in persoon van positie verandert, blijven deze volledig in het zicht van de rest van de vergadering; online kunnen ze een paar ogenblikken per ongeluk uit het zicht verdwijnen. Dit maakt online vergaderingen moeilijker en vergroot de kans op misverstanden.

Lokale afleiding

Er zijn sterke sociale factoren tijdens persoonlijke ontmoetingen, waarbij iedereen verplicht is om betrokken te blijven bij de bijeenkomst en hun aandacht op de sprekers te vestigen - of althans om dat altijd te doen. Vergelijk dat met online vergaderingen, waar de drang om e-mail te checken of een andere kop koffie te schenken, veel verleidelijker kan zijn. Om dezelfde reden is het moeilijk voor iemand in een online vergadering om zich te verontschuldigen voor een persoonlijke onderbreking, omdat persoonlijk iemand sociaal belangrijker is. Dit kan worden vereenvoudigd door een sterke bedrijfscultuur die de online vergadering bevordert, maar dit is moeilijk te creëren en te onderhouden.

Wanneer online ontmoeten

Ongeacht, online vergaderingen hebben hun plaats omdat ze zoveel geld en tijd besparen tegen kosten wanneer ze mensen vliegen om elkaar persoonlijk te ontmoeten. Online vergaderingen worden het best gehouden voor regelmatige en korte interacties tussen kleine werkgroepen. Grotere bijeenkomsten en ontmoetingen tussen mensen die elkaar nog niet persoonlijk hebben ontmoet, lenen zich voor een persoonlijk gesprek, hoewel tussentijdse bijeenkomsten tussen belangrijke discussies online kunnen worden verlegd.