Verschillende manieren om documenten in een archiveringskast te archiveren

Snelle toegang tot uw belangrijke bedrijfsrecords verhoogt de productiviteit en kan u ook helpen om een ​​belastingcontrole te overleven. Twee van de belangrijkste overwegingen voor het ontwerpen van een archiefkastsysteem voor documenten zijn uw dagelijkse en langetermijninformatiebehoeften. Uw documentarchiveringssysteem zou echter niet zo ingewikkeld moeten zijn dat niemand uw kantoor op de juiste manier kan gebruiken.

Alfabetisch archiefsysteem

Uw documenten alfabetisch archiveren is een eenvoudig en bewezen systeem. De naam van elke bestandsmap komt overeen met de naam van elk document. Veel bedrijven gebruiken hangende bestandsmappen met tabbladen of stevige voorbedrukte scheidingsladen voor bestandsladen om de mappen onder elke alfabetische kop te scheiden. Een nadeel van een alfabetisch systeem is dat het vaak nodig is om een ​​index te hebben om een ​​groot aantal documenten bij te houden.

Category Filing System

Gebruik uw bedrijfsdivisies en -functies als de basis voor een categoriearchiveringssysteem. Overweeg om te beginnen met vier of vijf hoofdfuncties, zoals personeel, financiën, administratie, marketing en klantgegevens. Met een categorisch systeem kunt u subonderwerpen opnemen, zoals huidig ​​personeel en inactief personeel. U kunt uw financiële categorie onderverdelen in uitgaven en inkomsten, of in vorderingen en betalingen.

Op datum gebaseerd archiefsysteem

Als u uw documenten op datum opslaat, vindt u informatie die op een bepaald tijdstip is gemaakt. Jaarlijkse bestandsecties vormen de basis van een op datums gebaseerd bestandssysteem en elke maand van het jaar is een subsectie van dit systeem. Met deze methode houden bedrijven de nieuwste bestanden vaak vooraan in zowel de jaarlijkse sectie als de maandelijkse secties. Wanneer u dit systeem gebruikt, moet u een systeem opzetten om bij te houden welke documenten overeenkomen met welke maand en welk jaar.

Numerical Filing System

Bedrijven die voornamelijk genummerde documenten genereren, zoals facturen, maken vaak een numeriek systeem voor het opslaan van bestanden met behulp van de toegekende documentnummers. Bij dit bestandssysteem is het van cruciaal belang elke lade van het archiefkastje te voorzien van de reeks nummers die erin zit. Dit systeem kan ook een index vereisen voor snelle toegang.

Combinatie van meerdere archiveringssystemen

De algemene nadelen van een eenvoudig alfabetisch, chronologisch of categorisch archiveringssysteem kunnen het ophalen van uw documenten belemmeren. Om de gewenste efficiëntie te bereiken, combineren bedrijven vaak elementen van twee of meer archiveringssystemen. U kunt een categorisch systeem verbeteren door alfabetische of datumsecties te maken. Subonderwerpen of categorieën die passen bij de hoofdfuncties van uw bedrijf kunnen de efficiëntie van een chronologisch archiefsysteem verbeteren.

Dingen om te overwegen

Ongeacht welk systeem u implementeert, overweeg een gebied met gearchiveerde documenten te maken om huidige en vaak gebruikte documenten te scheiden van de documenten die u ter referentie opslaat. Voor zakelijke beveiliging en noodherstel kunt u de originelen van belangrijke juridische, contract- en belastingdocumenten ook bewaren in een veilige offsite opslagfaciliteit. Maak een scan van deze documenten om een ​​snelle referentie mogelijk te maken. Beperk ongeautoriseerde toegang tot uw digitale versies met wachtwoorden en codering.