De uitdagingen van zakelijke communicatie

Het vermogen van een bedrijf om te communiceren is cruciaal voor het succes ervan. Van het effectief communiceren van beleid met medewerkers tot het bereiken van klanten en klanten, communicatie is een enorme factor in de bedrijfsvoering. Er zijn uitdagingen die inherent zijn aan zakelijke communicatie, niet in de laatste plaats dat elke communicatiemethode een enigszins andere benadering vereist.

Luisteren naar leren, niet alleen om te reageren

Misschien wel het belangrijkste aspect van communicatie is luisteren. Het kan echter erg moeilijk zijn voor mensen om deze vaardigheid te ontwikkelen. Vanwege de aangeboren druk om het succes in het bedrijf te behouden, is er misschien geen tijd om te zitten en te luisteren naar de behoeften van de werknemers en de klanten. Zonder echt de tijd te nemen om te luisteren en een manier te vinden om het standpunt van anderen te begrijpen, kan leidinggevend personeel de behoeften, wensen, frustraties en ontberingen van het personeel en de klanten van het bedrijf nooit helemaal begrijpen of zich hiervan bewust zijn.

Verstoppen achter de technologie

Het is gemakkelijk voor bedrijven om te veel afhankelijk te zijn van technologie voor communicatiedoeleinden. E-mail, sms, voicemail en instant messaging kunnen behoorlijk effectief zijn voor de snelle overdracht van feitelijke, directe informatie. Het vertrouwen op deze technologie om emoties over te brengen kan echter leiden tot drama en afwijkende meningen op de werkplek. Bedrijven kunnen vinden dat communicatie via technologie tijd, energie en geld bespaart, maar persoonlijke communicatie, vooral als het om emoties gaat, is een veel beter communicatiekanaal. Toon, lichaamshouding, gezichtsuitdrukking en oogcontact kunnen niet effectief worden uitgedrukt met behulp van technologie.

Vergaderingen: essentieel of een verspilling van tijd?

Veel bedrijven gaan vergaderingen verlaten als communicatiemiddel om tijd te besparen en efficiëntie te bevorderen. Medewerkers zien vergaderingen vaak als tijdverspillers. Hoe uitdagend het ook is om vergaderingen effectief te gebruiken, vergaderingen zijn een belangrijk onderdeel van het zakendoen. Vergaderingen kunnen teamwerk opbouwen, waardoor werknemers zich ergens bij betrokken voelen - idealiter het bedrijf. Vergaderingen zijn de wegen voor werknemers om input te geven en hun meningen te delen. De eenvoudige uitdaging om vergaderingen in uw zakelijke communicatie te gebruiken, is om vergaderingen te houden die beknopt, informatief, participatief en positief zijn.

Symptomen van communicatieproblemen

Als een bedrijf problemen heeft met communicatie, verschijnen er waarschuwingssignalen die de leiding van het management zouden moeten activeren. Sommige indicatoren zijn gebrek aan samenwerking, onbereikbare doelen, hoog foutenpercentage, verwijtbaarheid, lage motivatie, lage productiviteit, ontevreden klanten, argumenten, hoog personeelsverloop en verlies van klanten. Dit kunnen allemaal symptomen zijn van slechte of problematische communicatie.

De problemen oplossen

Het is mogelijk om stappen te ondernemen om de communicatie te verbeteren om de uitdagingen in zakelijke communicatie te overwinnen. Zoals gezegd staat luisteren hoog op deze lijst. Gebruik hulpmiddelen zoals enquêtes en opmerkingen om gezonde en vertrouwelijke feedback te stimuleren. Richt de vinger niet op één persoon; in plaats daarvan werken aan een probleem met een hele groep mensen door middel van passende training of counseling. Mensen met een leiderschapsrol moeten goede communicatieve vaardigheden hebben, empathische en natuurlijke probleemoplossers zijn.

Als de problemen aanhouden, kan een bedrijf het probleem uitbesteden aan een neutrale onderhandelaar om de situatie op een onbevooroordeelde manier op te lossen.