Over het gebruik van telefoons in bedrijven

De afgelopen decennia hebben enkele indrukwekkende ontwikkelingen in de telefoontechnologie voor bedrijven plaatsgevonden. Vaste telefoons zijn niet helemaal weg, maar veel bedrijven vertrouwen nu op mobiele telefoons, smartphones en digitale spraaktechnologieën om contact te houden met klanten en collega's. Velen kiezen ervoor om een ​​combinatie van telefoons te gebruiken. Dit gaat over het vinden wat het beste past bij uw zakelijke behoeften.

Vaste telefoons

Vaste telefoons zijn misschien de meest ouderwetse, maar ze hebben nog steeds hun plaats bij veel bedrijven. Landlijnen kunnen een niveau van betrouwbaarheid en spraakkwaliteit bieden dat niet altijd met mobiele telefoons te vinden is. Sommige bedrijven bevinden zich in gebieden waar geen goede celontvangst of breedbandtoegang is. Een vaste lijn kan ook worden gebruikt als back-up of aanvullende telefoon voor het geval er iets misgaat met een cel. Bedrijven met oudere werknemers kunnen ook geneigd zijn om de vertrouwde vaste-lijntechnologie te behouden.

Telefoons

Mobiele telefoons zijn onmisbare items voor veel kleine bedrijven en hun werknemers. Ze stellen ondernemers in staat om overal contact te houden. Bedrijfseigenaren moeten beslissen of zij telefoons voor hun werknemers leveren of toestaan ​​dat werknemers hun eigen persoonlijke telefoons gebruiken voor werkdoeleinden. Bedrijven die een aanzienlijke hoeveelheid reizen nodig hebben, kunnen telefoons leveren zodat ze het gebruik kunnen volgen en beveiligingsproblemen beter kunnen opvangen. Een gewone telefoon zonder franjes kan minder directe en doorlopende kosten hebben dan een smartphone.

smartphones

Smartphones zijn omarmd door kleine bedrijven. Deze nemen de normale spraakmogelijkheden van een standaard mobiele telefoon en voegen tal van functies toe, waaronder mobiele applicaties en GPS. Ondernemers die vaak onderweg zijn, moeten niet alleen verbonden blijven met spraakoproepen, maar ook met e-mails en zakelijke toepassingen. Met smartphones kunnen ze dit allemaal bijhouden in een klein, handig pakket dat gemakkelijker te vervoeren is dan een laptop. Een groot aantal mobiele applicaties voldoen aan zakelijke behoeften, variërend van boekhoudpakketten tot online banktoegang tot mobiele betaalsystemen. Test verschillende smartphone-apps en blijf bij degene die het beste aansluiten bij uw zakelijke behoeften.

Telefoonsystemen

Kleine bedrijven met meer gecompliceerde communicatiebehoeften kunnen kiezen voor een geavanceerder telefoonsysteem. Dit kan een combinatie van apparatuur en services inhouden. Voice over Internet Protocol of VoIP is een manier om spraakcommunicatie via internet te verzenden. VoIP-systemen kunnen aansluiten op software voor klantrelatiebeheer en kunnen zeer geavanceerde functies omvatten voor het beheren van telefoongesprekken binnen een bedrijf. VoIP-opties zijn vrij eenvoudige programma's die werken met slechts een computer en internetverbinding. Er is externe hardware beschikbaar om het gevoel van een gewone telefoon te reproduceren. VoIP is logisch voor kleine bedrijven met een wereldwijde aanwezigheid die geld willen besparen op telefoontjes die naar het buitenland gaan.

beleid

Kleine bedrijven moeten mogelijk beleid opstellen rond het gebruik van telefoons op kantoor of wanneer werknemers het bedrijf onderweg vertegenwoordigen. Dit kan een clausule zijn voor geen persoonlijke oproepen of u kunt besluiten om beperkt persoonlijk gebruik van bedrijfstelefoons toe te staan. Door het gebruik van mobiele telefoons in auto's te beperken door een handsfree headset te vereisen, kunt u uw werknemers op de weg beschermen en uw aansprakelijkheid verminderen. Train medewerkers met een goede telefoonetiquette om professionaliteit te projecteren bij klanten die bellen. Maak telefoongebruiksbeleid onderdeel van uw normale trainingsroutine.