Een handleiding voor technische training schrijven

Als eigenaar van een bedrijf zult u merken dat u een technische trainingshandleiding voor uw werknemers of voor uw klanten moet ontwikkelen. Of u ervoor kiest om de handleiding zelf te schrijven, het project toe te wijzen aan een van uw deskundige medewerkers of het schrijven uitbesteedt aan een aannemer, de ontwikkeling van de handleiding moet bepaalde richtlijnen volgen zodat deze voldoet aan de behoeften van degenen die het trainingsmateriaal zullen gebruiken .

Identificeer uw publiek

Controleer voordat u begint met schrijven of onderzoeken wie de handleiding zal gebruiken. Als het materiaal voor uw klanten is, hebben ze instructies nodig die zijn gestructureerd voor een beginnende gebruiker. Als u de handleiding voor uw werknemers maakt, moet u mogelijk enkele specifieke richtlijnen voor uw bedrijf opnemen bij het schrijven van het materiaal. Hoewel een bepaald product over een reeks mogelijkheden kan beschikken, wilt u misschien uw werknemers beperken tot een kleinere groep hiervan en deze beperkingen opnemen in uw trainingshandleiding.

Bepaal uw doelstellingen

Nadat je een basisprofiel van je publiek hebt ontwikkeld, bepaal je wat je doelstellingen zijn bij het schrijven van het trainingshandboek. Over het algemeen geeft een technische trainingshandleiding stapsgewijze instructies aan de gebruiker over het gebruik van een product. Bepaal bij het bepalen van de doelstellingen voor uw handleiding of u eenvoudige basisinstructies wilt geven of dieper op het gebruik van het product in wilt gaan. Hoewel het basisgebruik van uw software bijvoorbeeld kan zijn voor het schrijven van brieven, wilt u misschien ook extra instructies toevoegen voor het maken van een nieuwsbrief.

Visuals opnemen

Visuals zijn handig bij het begeleiden van de gebruiker door de stappen die worden uitgelegd in de geschreven inhoud van uw technische trainingshandleiding. Een stroomschema of een diagram biedt grafische weergaven van de stappen in de tekst. In voorkomend geval kunnen foto's of tekeningen de gebruiker wijzen op specifieke kenmerken van een product dat in de instructies wordt beschreven. Uw handleiding kan de gebruiker bijvoorbeeld helpen bij het verbinden van een computer met een router. Een visuele weergave van de fysieke lay-out die laat zien waar verbindingskabels zijn bevestigd, vergroot de geschreven instructies.

Schrijf duidelijk

Als een expert die het technische trainingshandboek schrijft, moet u uw formulering zorgvuldig overwegen. Overweeg het kennisniveau dat de doelgroep heeft wanneer u schrijft. Als ze de trainingshandleiding nodig hebben, weten ze waarschijnlijk niet veel over het product. Ze kunnen ook geen afkortingen of vakjargon begrijpen die voor jou vanzelfsprekend is. Leg elk acroniem bij het eerste gebruik ervan uit en vermijd jargon. Leg de stappen duidelijk uit in eenvoudige uitspraken. Maak hoofdstukken die logisch zijn onderverdeeld in afzonderlijke subonderwerpen. Laat een derde de instructies testen om er zeker van te zijn dat de informatie duidelijk is en de gewenste resultaten bereikt.