Wanneer een zakelijk rapport gebruiken om te communiceren in plaats van een zakelijke brief

Een bedrijfsrapport wordt voornamelijk gebruikt om informatie te communiceren. Een brief kan ook informatie overbrengen, maar meestal wordt informatie samengevat. Hoewel een brief is gericht aan specifieke ontvangers, kan een rapport worden verzonden naar personen buiten het bedrijf of worden gepubliceerd. Rapporten worden regelmatig opgemaakt op een manier die consistent is van de ene rapportageperiode tot de andere, zodat informatie kan worden vergeleken. Als er een omzet is bij medewerkers die rapporten invullen, maakt de uniformiteit van een rapportsjabloon het voor het bedrijf eenvoudiger om consistentie in de rapportagemethoden te handhaven.

Lengte

Een factor bij het kiezen van een zakelijk rapport of een zakelijke brief is de lengte van de informatie die u nodig hebt om te communiceren. Een zakelijke brief is over het algemeen tussen één en drie pagina's lang. Als u informatie overdraagt ​​die langer is dan deze, zal deze gemakkelijker leesbaar zijn als deze is opgemaakt als een rapport met een overzicht, kopjes en een conclusie. Lange rapporten moeten een inhoudsopgave bevatten om de lezer te helpen.

Publiek

Een andere factor om te overwegen, is uw publiek. Als de informatie die u hebt verzameld door slechts een paar mensen wordt beoordeeld, neemt u deze op in een brief met uw persoonlijke opmerkingen. Als u echter informatie verzamelt die door veel mensen wordt gelezen of waarnaar in de toekomst wordt verwezen door personen buiten uw bedrijf, gebruikt u een bedrijfsrapport. Financiële gegevens kunnen bijvoorbeeld worden beoordeeld door de aandeelhouders, accountants, advocaten en overheidsinstanties van uw bedrijf.

Type informatie

Gegevens die zijn gecompileerd in tabellen, lijsten, spreadsheets of formulieren passen beter in een bedrijfsrapport dan in een brief. Gebruik ook een rapport als u diagrammen of diagrammen opneemt. Een groot onderzoeksproject, zoals een haalbaarheidsstudie, moet in een rapport worden opgenomen, omdat het de indeling biedt om aanzienlijke hoeveelheden onderzoeksgegevens, statistieken, methoden en resultaten te schetsen. Een brief aan de andere kant is handig om een ​​korte samenvatting van het onderzoek te communiceren. Andere soorten informatie die meestal in een rapport worden gecommuniceerd, omvatten strategische plannen, verkooprapporten, nalevingsrapporten en marketingplannen.

Formaliteit

Gebruik een bedrijfsrapport in plaats van een brief, uw schrijven is formeel. Hoewel u "ik" of "u" vrijelijk in een brief kunt gebruiken, is een rapport minder persoonlijk. Een rapport is geschreven op een objectieve toon en rapporteert feiten in plaats van meningen over te brengen. Als u een mening met het rapport wilt opnemen, schrijft u dit in een begeleidende brief bij het rapport. Als het materiaal dat u presenteert, citaten moet bevatten naar externe bronnen, is een rapport ook de geschikte indeling om dit te doen. Afhankelijk van de stijl die uw bedrijf de voorkeur geeft, plaatst u citaten in de tekst van het rapport, in voetnoten of aan het einde van het rapport.