Hoe constructieve feedback te geven over werknemersevaluaties

Medewerkersbeoordelingen mogen geen oefening in kritiek en afkeuring zijn. Geef in plaats daarvan constructieve kritiek door de medewerker te vertellen wat hij goed en niet zo goed doet, en hij kan verbeteren. Als je constructieve kritiek levert met een gevoel van goede wil, zou je werknemer zich aangemoedigd en bevoegd moeten voelen om veranderingen aan te brengen in plaats van zich klein en ontmoedigd te voelen.

1.

Spreek met de medewerker in een privéomgeving, zoals een conferentieruimte waar geen bureau meer zal zijn dat u en uw medewerker scheidt. Geef nooit constructieve feedback in het bijzijn van anderen. Het is onprofessioneel en het kan de werknemer zich ongemakkelijk voelen.

2.

Vertel de medewerker het doel van de vergadering voordat de evaluatie wordt afgeleverd. Vertel hem wat je hoopt te bereiken, zoals: "We ontmoeten elkaar vandaag om je prestaties in de afgelopen drie maanden te bespreken. Ik wil graag iets vertellen over je prestaties en suggesties doen over hoe je je prestaties kunt verbeteren in één of twee gebieden. " Dit bepaalt de toon voor de vergadering en opent de dialoog tussen u.

3.

Leg uw evaluatie punt voor punt uit. Wees specifiek bij het geven van feedback. Anders kwalificeert het niet als constructief. Vermijd bijvoorbeeld generalisaties zoals: "Uw verkooprapporten hebben een beetje werk nodig." Vertel de werknemer in plaats daarvan specifiek welke gebieden moeten werken. Als de werknemer bijvoorbeeld onvoldoende details geeft over zijn verkoopgesprekken, vertel hem dan dat hij gedetailleerde aantekeningen moet geven van zijn inspanningen om nieuwe accounts te openen en uw huidige accounts te behouden.

4.

Geef een compliment voordat je constructieve kritiek levert om de impact te verminderen. Als de medewerker een medewerker van de klantenservice is, vertel haar dan dat je hebt gemerkt dat ze persoonlijk is en boeiend is wanneer ze persoonlijk contact met klanten houdt. Vertel daarna aan welke gebieden ze moet verbeteren, zoals minder kortaf en afwijzend reageren wanneer ze telefonisch met klanten spreken.

5.

Beëindig uw constructieve feedback met een afsluitend compliment om de medewerker te inspireren te verbeteren. U zou bijvoorbeeld tegen de werknemer kunnen zeggen: "De klanten houden al van u, dus doe een extra inspanning om vriendelijk te zijn wanneer u hen telefonisch contact opneemt om hun betrokkenheid bij u als hun contactpersoon te verstevigen."

6.

Luister naar medewerkersfeedback en maak aantekeningen om op te nemen in het evaluatiebestand van de medewerker. Maak een parafrase van wat ze zegt om te zorgen dat je het begrijpt. De medewerker zou bijvoorbeeld kunnen zeggen: "Soms werk ik aan iets anders wanneer een klant mij belt en ik denk alleen maar aan de telefoon." U kunt antwoorden: "Dus u voelt zich afgeleid wanneer een klant belt en onderbreekt wat u doet?" Geef daarna specifieke suggesties voor verbetering: "Probeer eens diep in te ademen en een glimlach op je gezicht te zetten voordat je de telefoon opneemt. Dit kan je helpen ontspannen en je richten op het helpen van de klant."

7.

Geef de medewerker een tijdlijn om zijn prestaties te verbeteren, als zijn prestaties onder de verwachtingen liggen. Vertel de werknemer de gevolgen van het niet verbeteren van zijn prestaties, zoals opschorting of beëindiging. Houd u aan het bedrijfsbeleid voor waarschuwingen en disciplinaire maatregelen om mogelijke rechtszaken te voorkomen in het geval u de werknemer opschort of beëindigt.

8.

Documenteer alles wat je tijdens de evaluatie hebt besproken: opmerkingen, plannen voor verbetering, consequenties. Laat de werknemer zijn eigen opmerkingen noteren op het formulier. Onderteken en dateer de evaluatie. Vraag de werknemer om het te lezen, te ondertekenen en te dateren. Geef de medewerker een kopie. Plaats een kopie in het werknemersbestand.

9.

Follow-up en geef informele feedback als u merkt dat de werknemer probeert de doelen van haar verbeterplan te bereiken. Uw bezorgdheid en aanmoediging tonen uw betrokkenheid bij het succes van de werknemer aan.

Tips

• Geef de medewerker een zelfevaluatie die je moet invullen, zodat hij een actieve rol kan spelen in het evaluatieproces. Hij kan ook dingen aanraken die u niet kent of bent vergeten.
• Evalueer de toon van uw stem terwijl u met de medewerker spreekt. Zorg ervoor dat het zelfs en professioneel klinkt.
• Krijg oogcontact met de werknemer terwijl u spreekt. Dit zal de werknemer laten zien dat u oprecht bent.
• Vermijd het toepassen van constructieve kritiek op meer dan een of twee gebieden. Anders zou u de werknemer kunnen overweldigen.

waarschuwingen

• Vergelijk een werknemer niet met zijn collega's of praat niet over haar persoonlijkheid of houding. Praat alleen over haar prestaties op het werk.
• Bespreek geen factoren zoals de leeftijd, religie, ras of seksuele geaardheid van een werknemer of de werknemer kan u van discriminatie beschuldigen.