Hoe een Records Storage System tot stand te brengen

Het opzetten van een archiefopslagsysteem vereist een grondige herziening van uw huidige bedrijfspraktijken en een werkbaar plan. Of u nu een papierloos, elektronisch systeem opzet of een systeem maakt met papieren records, u gebruikt hetzelfde proces. Dit houdt in het toepassen van logische organisatieprincipes. Juiste afdelingen, of categorieën, zijn de sleutel tot een efficiënt, effectief systeem.

Maak een Records Storage-systeem

1.

Controleer de records die uw bedrijf wil opslaan en uw huidige recordsverzamelingen en opslagpraktijken. Vorm een ​​kleine commissie om met u samen te werken bij het schetsen van de materialen die u wilt organiseren. Maak de categorieën die u nodig hebt om al uw records te omvatten.

2.

Organiseer documenten in herkenbare categorieën die logisch zijn voor uw personeel. Het primaire criterium voor een categorie is dat deze geen andere categorie overlapt. Als een belangrijke categorie klanten is, moet elke klant, of een compatibele groep klanten, als een subcategorie fungeren. Product- of leveranciersrecords moeten zich in verschillende categorieën bevinden. Binnen elke categorie en subcategorie kunnen individuele records alfabetisch gerangschikt worden op titel, op datum geïnitieerd of voltooid, afdeling of elke andere methode die het ophalen gemakkelijk, consistent en efficiënt maakt.

3.

Trainingsmateriaal voorbereiden dat het systeem aan werknemers uitlegt. Voer een trainingsprogramma uit om de procedures en voordelen van het opslaan en ophalen van opnamen uit te leggen. Besteed speciale aandacht aan recordbehandelaars die records moeten verzamelen, archiveren en distribueren; en unit-supervisors, die waarschijnlijk vragen zullen ontvangen nadat het systeem is geïnstalleerd. Gebruik de leden van het ontwikkelteam om u te helpen bij het bewaken van het systeem op wijzigingen die problemen oplossen of het gemakkelijker en efficiënter maken om te gebruiken.

4.

Een archiefsysteem zonder back-upsysteem is niet compleet of veilig. Bedrijven leden grote financiële verliezen of gingen failliet wanneer zij hun gegevens verloren. Voor kritieke records kan het betalen om dubbele records te maken en deze te archiveren op veilige, brandvrije off-site locaties. Een ander alternatief is om kritieke gegevens elektronisch te scannen en de bestanden te verzenden naar off-site, online opslag. Als privacy van gegevens een probleem is, kunt u de bestanden back-uppen tot uw eigen schijven, die u op een veilige, off-site locatie bewaart.