Hoe een vertrouwelijkheidsovereenkomst voor een bedrijf te schrijven

Een vertrouwelijkheids- of geheimhoudingsovereenkomst wordt gebruikt om de informatie van een bedrijf te beschermen. Informatie is vaak het meest waardevolle bezit dat een bedrijf kan hebben. Het is cruciaal voor het bedrijf om de toegang ertoe te controleren en om contractuele overeenkomsten te gebruiken om zichzelf te beschermen tegen ongeautoriseerde openbaarmaking. Allerlei informatie kan vertrouwelijk zijn, inclusief klantenlijsten en privégegevens, productontwikkelingsplannen en financiële informatie. Een vertrouwelijkheidsovereenkomst kan helpen om de verspreiding van deze informatie te beheersen door werknemers of andere partijen, zoals bedrijven waarmee een bedrijf een joint venture voert.

Waarom een ​​vertrouwelijkheidsovereenkomst gebruiken?

Een vertrouwelijkheidsovereenkomst kan een papieren schild lijken bij het evalueren van de schade die kan voortvloeien uit de openbaarmaking van gevoelige informatie tegen de beschikbare rechtsmiddelen voor een dergelijke schending, maar het feit dat er een vertrouwelijkheidsovereenkomst bestaat, kan een substantiële ontmoediger een aanzienlijk ontmoedigend effect hebben. De dreiging van een juridisch oordeel kan een ontevreden werknemer of een rivaliserend bedrijf tot nadenken brengen voordat vertrouwelijke informatie openbaar wordt gemaakt. Een vertrouwelijkheidsovereenkomst verhindert de openbaarmaking onder alle omstandigheden niet, maar het is een zeer nuttig hulpmiddel bij het beperken van het risico.

Enkelzijdig of Dubbelzijdig

Vertrouwelijkheidovereenkomsten kunnen eenzijdig of tweezijdig zijn. Een eenzijdige overeenkomst is gebruikelijk tussen een werkgever en een werknemer wanneer de taak toegang tot gevoelige informatie vereist. Wanneer werknemers bijvoorbeeld worden ingehuurd om boekhoudkundig te handelen, moeten ze wellicht een eenzijdige vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen omdat ze toegang hebben tot bedrijfsgegevens, maar geen informatie aan het bedrijf zullen geven. In een joint venture of samenwerkingsovereenkomst kunnen twee bedrijven een tweezijdige vertrouwelijkheidsovereenkomst ondertekenen omdat beide informatie aan het project zullen bijdragen en elk moet zichzelf beschermen tegen ongeautoriseerde openbaarmaking door de andere partij.

Inhoud

Om effectief te zijn, moet een vertrouwelijkheidsovereenkomst een aantal bepalingen bevatten, vooral de definitie van de vertrouwelijke informatie. Dit kan een punt van onderhandeling zijn, omdat de onthullende partij de definitie zo breed mogelijk wil maken terwijl de ontvanger wil dat deze zeer specifiek is. De te binden partij moet uitdrukkelijk ermee instemmen gebonden te zijn en de overeenkomst moet de voorwaarden bevatten voor hoe de ontvanger de informatie moet behandelen. De ontvanger moet ook erkennen dat de onthullende partij de eigenaar van de informatie blijft. Het contract moet ook bepaalde carve-outs of uitzonderingen bevatten, zoals wanneer de informatie openbaar wordt door tussenkomst van een derde partij of een gerechtelijk bevel, evenals een tijdslimiet of termijn.

Vertrouwelijkheid en niet-concurrentie

Vertrouwelijkheidsovereenkomsten worden vaak gecombineerd met niet-concurrentiebedingen, waardoor het vermogen van een partij om actief te zijn in een bedrijf dat vergelijkbaar is met dat van de andere partij, wordt beperkt nadat hun contractuele relatie is beëindigd. Hoewel veel staten deze bepalingen met ontevredenheid beschouwen, zijn ze nog steeds grotendeels afdwingbaar in die zin dat ze voorkomen dat werknemers vertrouwelijke informatie die zij tijdens hun dienstverband hebben verkregen, in een vergelijkbare functie bij een concurrent of in hun eigen bedrijf gebruiken. Als een werknemer bijvoorbeeld een vertrouwelijke klantgeschiedenis zou nemen en die gegevens zou gebruiken om een ​​nieuwe concurrerende service op de markt te brengen, kan dit een schending van de vertrouwelijkheidsovereenkomst vormen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de tijdsduur dat vertrouwelijkheid vereist is redelijk is, meestal niet meer dan twee jaar.