Hoe een zakelijke brief naar een herberekening te schrijven

Als eigenaar van een klein bedrijf is tijd een van je kostbaarste waren. En omdat u gewetensvol bent, beseft u dat uw medewerkers zich waarschijnlijk op dezelfde manier voelen. Dit is de reden waarom je je waarschijnlijk grimmig voelt over het idee om een ​​vergadering opnieuw te moeten plannen. U kent het ongemak dat het kan veroorzaken en het domino-effect dat het zou kunnen veroorzaken in de levens van uw medewerkers. Toch zijn er goede, legitieme redenen om een ​​vergadering opnieuw te plannen. Een belangrijke deelnemer is mogelijk een conflict tegengekomen. Als alternatief kan een belangrijk rapport, product of een ander deel van uw vergadering worden uitgesteld. Of u hebt mogelijk nog niet de autorisatie ontvangen die u nodig hebt om informatie met de opgeroepen groep te delen. In deze en andere gevallen is het houden van een niet-productieve vergadering een verspilling van ieders tijd, en dit is de boodschap die u moet proberen over te brengen terwijl u een e-mailbericht opstelt om uw vergadering opnieuw te plannen.

Begin uw bericht voor het uitstellen van een vergadering

Krijg direct het punt - dat u schrijft om een ​​vergadering van de ene dag naar de andere te verplaatsen. Vermoedelijk zal de locatie van de vergadering niet veranderen, maar het zal uw lezer op beide manieren helpen, dus neem deze informatie ook op.

Leg het duidelijk uit

Op dit punt kan het helpen je voor te stellen dat je lezer diep zucht terwijl je naar zijn of haar agenda kijkt om een ​​item te verwijderen en een ander te maken. Toon empathie terwijl je uitlegt waarom je moet herplannen door iets te zeggen als: "Zoals je misschien weet, herplant ik geen vergaderingen tenzij het absoluut noodzakelijk is, en in dit geval is het dat." Leg in het kort de reden voor het uitstel van je vergadering uit.

Bevestig respect voor tijd

Ondanks uw redenering, is het belangrijk om het respect voor de tijd van de ontvanger opnieuw te bevestigen. Excuses dus voor het ongemak van opnieuw plannen. Volg dan onmiddellijk dit punt met de verzekering dat uw herschikte vergadering productiever (of efficiënt of informatief) zal zijn. Dit punt zou op het begrijpen van oren moeten vallen, vooral als uw ontvanger ooit een vergadering heeft bijgewoond dat hij of zij tijdverspilling beschouwde.

Uitstraling Genade

Als je je ontvanger nog niet hebt gewonnen, verander je die diepe zucht in een dankroep door een gebaar van goede wil uit te breiden. Bedenk wat u extra zou stoten in uw zakelijke stap, zoals het volgen van uw vergadering met een aperitief en een drankbuffet. Als u besluit om het te laten verzorgen door een bekend restaurant, vergeet dan niet om de naam op te nemen en enkele aanbiedingen aan te halen om de eetlust van de ontvanger te wekken.

Close With a Flourish

Nu je de cirkel rond bent door een ongemak om te zetten in een verwachte gebeurtenis, sluit je de cirkel door een mooie alinea te schrijven. Probeer: "Hartelijk dank voor uw geduld en uw flexibiliteit. Als er nog iets is dat ik kan doen om uw bezoek aangenamer te maken, aarzel dan niet om het mij te laten weten. Anders kijk ik ernaar uit je te zien op (de opnieuw geplande datum). "