Welke soorten interne controles worden gebruikt in kledingwinkels?

Het instellen van een systematisch geheel van procedures in een kledingwinkel is noodzakelijk om voorraadverliezen, contant gelddiefstal, onnodige uitgaven en andere problemen te voorkomen of te minimaliseren waardoor uw bedrijf activa en inkomsten verliest. Dergelijke controles moeten werknemers, klanten en leveranciers ervan weerhouden om diefstal of fraude te plegen. Een goed systeem voor interne controle omvat scheiding van taken, een duidelijk omschreven systeem van autorisatie en duidelijke verantwoordelijkheidsgebieden en verantwoordelijkheid.

Cash Control

Contant geld is het meest voorkomende item in uw winkel dat onderhevig is aan diefstal of fraude. Interne beheersingsmaatregelen voor contanten zijn meestal gericht op bewaring en verantwoording. Beperking van contante toegang tot een of twee personen, tellen van contanten aan het begin van de dag, invoeren van alle verkopen in de kassa, plaatsen van niet-geplaatst contant geld in een kluis, storten van contanten bij een bank dagelijks, tellen van contanten aan het einde van de dag en het controleren van bankdeposito's zijn gebruikelijke interne controleprocedures die worden gebruikt om contant geld in winkels te beheren.

Voorraadbeheer

Merchandise in een kledingwinkel kan verdwijnen zonder een spoor na te laten en de cijfers in boeken zijn mogelijk niet de werkelijke hoeveelheid die in de winkel bestaat. Interne controleprocedures voor voorraad zijn ontworpen om ervoor te zorgen dat de voorraad niet wordt gestolen en dat het overeenstemt met de feitelijke inventaris. Anti-diefstaltags die aan de voorraad zijn gehecht, periodieke inventarislijsten, bewaking door werknemers en controle van de werkelijke staat van beschadigde voorraad zijn enkele voorbeelden van interne controleprocedures voor goedereninventaris.

Aankopen en leveringen

Korte leveringen en niet-levering van ingekochte goederen, vertraagde leveringen als gevolg van ongeautoriseerde bundeling van aankopen en de afwisseling van cijfers van afleverfacturen zijn enkele voorbeelden van fraudes van leveranciers en werknemers bij de aankoop en levering van winkelvoorraden. Een effectief intern controlesysteem moet worden ontworpen om dergelijke problemen tegen te gaan. Het controleren van de ontvangstbevestigingen op inkooporders, het verifiëren van leveranciersfacturen tegen rekeningafschriften en het tellen van de fysieke inventaris zijn enkele voorbeelden van dergelijke procedures.

Debiteuren

Debiteurenfraude kan uw cashflow verstoren en uw dubieuze debiteuren verhogen. Skimming, Lapping en Kiting zijn enkele van de vele soorten frauduleuze debiteuren. In de meeste gevallen manipuleert een medewerker de records om te laten zien dat sommige klanten niet op tijd betalen, terwijl de klanten in feite vooruitbetalingen betaalden. Voorbeelden van dit soort interne controleprocedures zijn verplichte vakanties en het wisselen van taken om fraude op te sporen, incentiveprogramma's te implementeren om frauduleuze activiteiten te melden en verklaringen naar klanten te sturen om hun saldo te controleren.