Wat gebeurt er als u de W-2-deadline voor werknemers niet haalt?

Volgens de Internal Revenue Service moeten W-2-formulieren uiterlijk op 31 januari worden verstuurd naar werknemers voor formulieren die zijn afgeleid van het vorige kalenderjaar. Hoewel werknemers deze post op deze datum mogelijk niet ontvangen, moeten ze op zijn minst worden verzonden. Voor bedrijven die dit specifieke protocol niet volgen, kan dit consequenties hebben.

Ontevreden werknemers

Afgezien van eventuele officiële problemen met de Internal Revenue Service (IRS) als gevolg van het niet tijdig verzenden van W-2-formulieren, hebt u mogelijk te maken met een groep zeer ontevreden werknemers, van wie velen waarschijnlijk verwachten een belastingaangifte. Medewerkers mogen niet alleen klachten bij u indienen, maar ook bij de IRS, wat kan leiden tot verder onderzoek naar uw bedrijf als er veel klachten over de kwestie worden ingediend.

IRS boetes

De IRS verbijstert de boetes op basis van hoe laat uw W-2-formulieren zijn ingediend. Een boete van $ 50 per formulier wordt beoordeeld voor W-2's die binnen 30 dagen na de vervaldatum worden ingediend, tot een maximum van $ 187.500 voor een klein bedrijf. Voor formulieren ingediend vóór 1 augustus maar later dan 30 dagen, stijgt de boete naar $ 100 per formulier en een maximum boete van $ 536.000. De maximale boete is $ 260 per formulier tot $ 1.072.500 per jaar voor formulieren die na 1 augustus worden ingediend.

Nauwkeurige vorm

Naast het tijdig versturen van de W-2-formulieren, moet u er ook voor zorgen dat de formulieren juist zijn. Volgens de IRS-website, als je een W-2-formulier indient bij de IRS en beweert dat je een bepaalde werknemer een bepaald bedrag hebt betaald en jij niet, heeft die persoon het recht om je te dagvaarden voor een schadevergoeding. Een boete van $ 530 per formulier zonder maximum wordt beoordeeld. Je kunt ook een boete van $ 5000 aan schadevergoeding betalen voor het indienen van het valse document en kan strafrechtelijk worden vervolgd.

Records en communicatie

Soms, als u uw werknemers tenminste laat weten dat u achterloopt met uw W-2's maar eraan werkt ze eruit te halen, is er mogelijk minder ontevredenheid dan wanneer u helemaal niets zegt. En als je een W-2 voor de deadline verstuurt, maar laat hem terugkomen voor een slecht of oud adres, open hem dan niet of gooi hem weg. Plaats het in het werknemersbestand en sla het op voor het geval hij contact met u opneemt voor het formulier verderop; je hebt tenminste bewijs dat je hebt geprobeerd het te verzenden.