Welke documenten moet een bedrijf aan haar boekhouder overhandigen?

Zelfs bedrijven met een boekhoudkundig personeel gebruiken meestal een externe accountant om hun administratie te controleren of om de jaarlijkse belastingaangifte van de onderneming voor te bereiden. Wanneer u of een lid van uw boekhoudkundig personeel een afspraak plant voor een ontmoeting met uw belastingaccountant, heeft hij kopieën nodig van verschillende documenten om de federale en nationale belastingaangiften met succes te voltooien. Om het gemakkelijk te maken, wijst u één persoon toe om de documenten te verzamelen die uw accountant nodig heeft.

Bedrijfsdocumenten

Geef haar kopieën van de organisatiedocumenten van uw bedrijf voor uw eerste ontmoeting met uw belastingaccountant. Dit omvat uw statuten, statuten, lijsten met de namen van de hoofdaandeelhouders of bedrijfsbezitters en alle andere organisatiedocumenten die zijn uitgegeven door de staat waarin u uw bedrijf hebt geregistreerd. Geef haar kopieën van de belastingidentificatienummers van uw bedrijf voor zowel federale als deelstaatregeringen.

Belastingdocumenten

Wanneer u een externe accountant gebruikt om uw belastingaangifte voor te bereiden, moet u de eventuele eerdere belastingaangifte van de onderneming meenemen. Alle loonbelastingdocumenten opnemen die elk kwartaal door het jaar worden ingediend, inclusief de formulieren 940 en 941 voor de belastingdienst, de bronbelastingformulieren en de werkloosheidsdocumenten van de overheid. Vergeet niet kopieën van alle loonmeldingen mee te brengen, inclusief kopieën van W-2-formulieren en formulieren voor loonrapportage, zoals IRS W-3-formulieren. Maak kopieën voor het gebruik door uw accountant van alle 1099-formulieren die zijn uitgegeven aan verkopers, onderaannemers of onafhankelijke contractanten. Kopieën van elk eindejaarsstaatsbelastingrapport opnemen. Voeg aan het pakket jaarverslagen van het accountant pakket toe waarin gegevens over werknemersbelasting, premies voor verzekeringspremies en alle andere accounts die betrekking hebben op werknemers, zoals collegegeldprogramma's of cafetaria-plannen, samengevat zijn.

Leen documenten

Bedrijfsleningen die u het hele jaar door stort, bieden een mogelijkheid voor belastingaftrek. Laat uw accountant weten of u tijdens het jaar grote activa heeft gekocht, zoals bestelwagens of apparatuur die in uw bedrijf wordt gebruikt. Neem kopieën van facturen mee van oude en nieuwe bezittingen die de aankoopdatum van de apparatuur, de datum waarop u de apparatuur hebt gekocht en een beschrijving van het aangekochte goed hebben getoond. Als u een kredietlijn bij uw geldschieter of andere zakelijke leningen hebt die maandelijks worden betaald, maakt u kopieën van uw leases of ondersteuningsdocumenten die een back-up maken van uw leningen, leases of kredietlijnen. Druk jaarafschriften af ​​voor elk van uw leningen, leases of kredietlijnen.

Financiële documenten

Overweeg uw accountant tijdelijk toegang tot uw interne boekhoudsysteem te geven om uw belasting te berekenen. Als dat niet mogelijk is, moet u kopieën van de jaarrekening aan het einde van het jaar bijvoegen, zoals de bedrijfsbalans, de winst- en verliesrekening, de ingehouden winst, het eigen vermogen en het overzicht van de kasstromen. Inclusief eindejaarscontrole en spaarrekening, maandelijkse bankafschriften en bankafstemmingsinformatie. Genereer ook kopieën van eventuele saldi of dividenden aan het einde van het jaar die aan aandeelhouders worden uitbetaald gedurende het jaar, indien van toepassing, voor gebruik door uw accountant.

Andere documenten

Wanneer u een bedrijf leidt dat een product maakt, maakt u kopieën van jaareinde inventarisatierapporten voor uw accountant. Vermeld alle kosten-van-goederenrapporten die worden gebruikt om het rapport met de eindejaarskosten van verkochte goederen te berekenen als back-up voor de jaarrekening aan het einde van het jaar. Als uw bedrijf verkopers in dienst heeft, neemt u een rapport op dat de door het jaar gereden bedrijfsmijlen voor elk voertuig van het bedrijf aangeeft of kilometers vergoedt. Wees klaar met gedetailleerde records die een back-up maken van het aantal gereden miles per jaar. Als uw bedrijf als een S-bedrijf opereert, neemt u de informatie over de medische verzekeringspremie op die is betaald voor de belangrijkste eigenaars van het bedrijf en hun gezinsleden, omdat de IRS vereist dat deze informatie wordt opgenomen in bruto lonen op W-2's die worden weergegeven als belastbare voordelen voor de aandeelhouder.