Wat zijn de taken van een voorzitter in een vrijwillige organisatie?

De term "vrijwilligersorganisatie" kan verwijzen naar een verscheidenheid aan formele en informele organisatiestructuren. Sommige zijn structuren zonder winstoogmerk, terwijl andere liefdadigheidsinstellingen zijn met een missie om te dienen. Er zijn andere informele vrijwilligersorganisaties zoals lokale clubs waar mensen vrijwillig aan deelnemen vanwege een gemeenschappelijk doel, oorzaak of manier van denken. De meeste organisaties, zelfs informele organisaties, hebben een bepaalde structuur om de organisatie aan het werk te houden en om chaos te voorkomen als het gaat om taakdelegatie. Voorzitterstaken draaien rond interne en externe leiderschapsrollen. Organisaties kunnen de taken van een voorzitter definiëren op basis van de omvang, de behoefte en het ervaringsniveau van vrijwilligers in de organisatie.

Vrijwillige organisatiestructuur

Een vrijwillige organisatie is meestal een rechtspersoon die door de IRS wordt erkend als een soort belastingvrijstelling. De term genereert gedachten van organisaties zonder winstoogmerk, zoals liefdadigheidsinstellingen, maar niet elke vrijwillige organisatie is een liefdadigheidsinstelling. Natuurlijk zijn populaire goede doelen zoals The March of Dimes of de Susan B Komen Foundation goede doelen die fondsen werven voor bewustzijn en financiering van onderzoek. Ze genieten de belastingvrije status IRS 501 (c) (3). Een vereniging van huiseigenaren, een broederlijke samenleving of een handelsvereniging zijn echter ook vrijgestelde organisaties, onder andere IRS 501-codes die vrijwillige deelname hebben. Deze andere organisaties vervullen geen liefdadigheidsmissie, maar vervullen in plaats daarvan een collectief doel dat vaak binnen de vrijwillige groep blijft.

Om als een van belasting vrijgestelde organisatie te worden erkend, moet een vrijwillige groep een formele bedrijfsentiteit hebben gevormd, een btw-identificatienummer hebben verkregen en om vrijstelling hebben verzocht. De vrijstelling van de IRS vereist een lijst met bestuursleden, de bestaande financiële geschiedenis of verwachte financiële budgetten en gebruik van fondsen. De raad van bestuur moet een voorzitter of voorzitter hebben alsook een penningmeester en een secretaris om compliant te zijn. Er zijn tijden in nieuwe of heel kleine organisaties dat één persoon meer dan één rol vervult. In grotere organisaties worden deze rollen en anderen, zoals ondervoorzitter, ondervoorzitter, parlementariër, enzovoort, vervuld door vrijwilligers die zijn ingestemd met het collectieve lidmaatschap van de organisatie.

Taken van een samenvatting van de voorzitter

De voorzitter is de hoofdautoriteit in de organisatie. In tegenstelling tot een bestuurder die werkt om de stemmingen en overeenkomsten van de raad van bestuur te vervullen, functioneert de voorzitter als een CEO van een bedrijf. De taken van deze leider kunnen over het algemeen of specifiek worden beschreven in de statuten of statuten van de organisatie. De voorzitter zit aan het hoofd van bestuursvergaderingen en bepaalt de agenda van de vergadering om de begrotingsuitgaven, inkomstenbronnen en behoeften en zorgen van de organisatie te beoordelen en goed te keuren. Een agenda voor een bestuursvergadering kan bijvoorbeeld het budget voor het volgende fiscale jaar herzien om het goed te keuren, bepalen of de huidige contributie of fondsenwervende inspanningen voldoen aan de budgetbehoeften en de activiteitenkalender instellen voor evenementen en fondsenwervers die de organisatie in de volgende periode wil doen. periode.

Buiten de vergaderingen van de raad van bestuur, is de voorzitter verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken. Hij delegeert taken zoals het leiden van een evenement, het organiseren van een perscampagne of het in kaart brengen van het lidmaatschap. Hij is ook verantwoordelijk voor de financiële gezondheid van de organisatie, met de hulp van de penningmeester van de organisatie. De voorzitter van kleinere organisaties is meestal het verzamelpunt van problemen, brainstorms of andere problemen die het lidmaatschap heeft en werkt aan oplossingen, compromis en innovatie.

Organisatorische reglementen en plichten

Doorgaans worden de statuten van een organisatie gemaakt bij het ontstaan ​​van de organisatie. Afhankelijk van de grootte en ervaring van degenen die de statuten maken, zijn ze misschien niet compleet of een eigentijdse versie van wat de organisatie nodig heeft om te werken. In vrijwilligersorganisaties is het meestal de taak van de oprichter van de organisatie om de taken van de bestuursleden, inclusief taken van de voorzitter, te creëren, of deze wordt overgelaten aan het lidmaatschap. Als de statuten het lidmaatschap niet verplichten om wijzigingen goed te keuren, laat dit veel over aan de discretie van de voorzitter en zijn raad van bestuur.

Een steekproef van gemeenschappelijke beschrijvingen van de bylaw voor de taken van de voorzitter kan omvatten:

1. Blijft een actief lid van de raad

2. Werkt samen met het bestuur om de missie van de organisatie te vervullen

3. Wordt bestuurd door de Raad van Bestuur maar dient als leider om collectief beleid te bepalen
4. Plaatst de agenda's van de raadsvergaderingen en zit de vergaderingen voor
5. Benoemt commissiedirecteuren
6. Bemiddelt problemen tussen bestuursleden en leden van de organisatie
7. Vertegenwoordigt de organisatie op een professionele manier aan externe partijen
8. Helpt het bestuur bij het stellen van prioriteiten en actieplannen
9. Vergemakkelijkt strategische planning met de raad van bestuur
10. Adresseert en bespreekt confronterende problemen met bestuursleden en relevante belanghebbenden
11. Evalueert de resultaten van de organisatie bij het bereiken van zijn doelen en missie
12. Bewaakt financiële rapporten en werkt samen met bestuursleden om compliant te blijven
13. Voert alle andere aangewezen verantwoordelijkheden uit zoals toegewezen en goedgekeurd door het bestuur

Deze lijst kan langer of korter zijn, afhankelijk van de raad van bestuur en de statuten. Het is ook mogelijk dat statuten worden bijgewerkt om verouderde praktijken of processen te wijzigen. Een oud proces kan bijvoorbeeld slechts één handtekening vereisen bij uitgaande cheques wanneer de organisatie klein was en niet goed gefinancierd. Als de organisatie is gegroeid, kunnen de statuten worden gewijzigd om zowel de handtekening van de voorzitter als van de penningmeester te vereisen.

Het handhaven van belastingnaleving

Alleen omdat een organisatie vrijwillig is en het voordeel heeft van belastingvrijstelling, wil dat nog niet zeggen dat het het indienen van belastingaangiften kan negeren. Belastingaangiften tonen de IRS hoe geld in de organisatie terechtkomt en hoe de organisatie haar geld uitgeeft. Natuurlijk, als een organisatie veel geld inzamelt en niet besteedt aan haar missie, kan de IRS de non-profitstatus controleren of intrekken. Elke non-profitorganisatie is onderhevig aan openbaarmaking. Dit betekent dat als iemand in het lidmaatschap of zelfs het brede publiek vraagt ​​om de financiële gegevens van de organisatie te bekijken, de naleving binnen 30 dagen moet plaatsvinden.

De organisatie moet alle toepasselijke staats- en federale belastingaangiften indienen. Zolang het zijn bylaw-missie uitvoert, is er weinig bezorgdheid over het schenden van de regels van de non-profit-vrijstelling. Hoewel een vrijwilligersorganisatie haar mensen over het algemeen niet betaalt, als ze wel werknemers heeft, moet dit worden verantwoord in de belastingen. Bovendien moet de organisatie een werkloosheidsbelasting- en werknemerscompensatieverzekering handhaven voor iedereen die als werknemer wordt beschouwd.

De IRS onderhoudt een database van alle bestaande vrijgestelde organisaties en organisaties die hun belastingvrije status hebben verloren of op proef zijn. Dit heette vroeger Select Check, maar wordt nu eenvoudigweg aangeduid als Tax Exempt Organization Search. Met de naam van de organisatie of het belastingidentificatienummer kan iedereen zien of een organisatie actueel is met zijn status. Dit is belangrijk voor leden of derden die willen samenwerken met de organisatie en die willen zorgen dat alles wordt onderhouden en legitiem is.

Leiderschapskwaliteiten: visie, motivatie, inspiratie

Het zijn van een leider is een plicht van de voorzitter, maar het is ook esoterisch van aard. Wat een geweldige leider van een vrijwilligersorganisatie maakt. Er zijn verschillende leiderschapsstijlen en verschillende soorten organisaties worden door verschillende typen leiders geleid. Een vrijwilligersorganisatie zal waarschijnlijk niet veel mensen ertoe brengen om te helpen als de voorzitter autoritair is en het als het leger leidt zonder te luisteren of uitzonderingen te maken op manieren om dingen te doen. In plaats daarvan heeft een vrijwilligersorganisatie de neiging om te groeien met visionaire leiders die degenen in het bestuur, in het lidmaatschap en in de hele gemeenschap inspireren om zich bij de missie aan te sluiten en samen te werken.

Een grote vrijwillige voorzitter heeft het vermogen om duidelijk uit te drukken waar de organisatie naartoe gaat en waarom het belangrijk is voor het succes van zijn leden. Mensen zijn gemotiveerd om deel te nemen, een goede baan te hebben en talloze uren te besteden aan taken waar geen persoonlijk gewin is, maar alleen collectief gewin. Hij is inspirerend en geeft het goede voorbeeld door zich in te spannen om zijn vrijwillige taken met toewijding af te ronden.

Bovendien heeft een grote vrijwillige organisatorische leider een griezelig vermogen om talent te herkennen en te benutten. Hij kan zien waar mensen in de organisatie goed in zijn en helpt hen hun vaardigheden te gebruiken ten voordele van de groep. Hij kan ook anderen werven met zijn passie voor de visie, getalenteerde vrijwilligers inzetten die een geweldige ervaring hebben om in de groep te gebruiken of een jonger getalenteerd persoon opbouwen om nieuwe hoogten te bereiken.

Wanneer een vrijwilligersorganisatie wordt geleid door een voorzitter die zijn taken ziet als verantwoordelijkheden voor het succes van iets dat groter is dan hijzelf, functioneert de organisatie meer als een team. Mensen doen vrijwilligerswerk en bieden hun tijdsbestedingen aan omdat ze weten dat ze niet alleen staan ​​in het grotere plaatje van de missie en visie van de groep.

Een verkozen bestuurslid

De voorzitter van de raad van bestuur is niet de eigenaar van de organisaties, noch is hij het eind-allemaal antwoord op alle kwesties. In feite kan een voorzitter die zijn plichten misbruikt of er niet in slaagt de organisatie voort te stuwen, worden onderworpen aan vrijgave van het bestuur. Aan het einde van de dag werkt de voorzitter voor de leden van de groep en is onderworpen aan de goedkeuring ervan. Indien het lidmaatschap stemt om de voorzitter van de raad van bestuur te verwijderen, zal de raad van bestuur de voorzitter vrijgeven en hem vervangen.

Een voorzitter kan een beperkte termijn hebben, wat betekent dat de statuten een voorzitter slechts twee opeenvolgende jaren mogen laten dienen. De stemming kan resulteren in het verloop van de voorzitter na een jaar, na de termijn van twee jaar of midden in een termijn vanwege een groot schandaal of probleem. Een voorzitter kan bijvoorbeeld worden vrijgelaten van het bestuur voor illegale acties, zoals het verduisteren van geld van de groep, seksueel lastig vallen iemand binnen of buiten de groep en het creëren van een andere actie die een negatieve impact zou hebben op de organisatie.

Hoewel de voorzitter van een vrijwilligersorganisatie een machtige positie kan zijn om vast te houden en zelfs een belangrijk hervatingsitem voor velen wordt, is het uiteindelijk een voorrecht. Service is het primaire doel met een passie voor de zaak en het verschil maken. Zelfs een voorzitter van een lokale vereniging is gedreven om ervoor te zorgen dat leden de juiste middelen en informatie krijgen om verwarring te voorkomen.

Werving van een voorzitter

Een kleine, vrijwillige groep zoals een kleine gemeenschapskerk heeft misschien een kleine groep mensen die de tijd en het vermogen hebben om als voorzitter te dienen. Het is een tijdverbintenis en vereist dat de voorzitter de vele ondankbare componenten uitvoert van het leiden van een vrijwilligersorganisatie. Grotere organisaties kunnen naar hun leden of buiten de organisatie kijken voor een kandidaat die de organisatie kan sturen in de richting die het lidmaatschap vereist.

Praat met de kandidaten en krijg een gevoel van hun passie voor de organisatie, evenals hun gedachten over hoe zij de organisatie momenteel zien functioneren. Terwijl de bestuursleden een voorlopige screening kunnen doen, houden de meeste vrijwilligersorganisaties formele verkiezingen. De voorzitter en andere kandidaten van de raad van bestuur spreken met het lidmaatschap over hun doelen voor de groep en hoe zij denken dat zij een verschil kunnen maken. Het lidmaatschap stemt vervolgens en de raad van bestuur bekrachtigt de stemming in een bestuursvergadering.