Wat zijn de beste manieren om een ​​tijdsbudget te maken?

Eigenaren van kleine bedrijven dienen vaak vele functies binnen hun bedrijven, waaronder waarnemend CEO, marketingmanager, verkoper en productiemedewerker. Managers kunnen lange dagen werken en hebben nog steeds het gevoel dat ze niet genoeg tijd hebben om alles voor elkaar te krijgen. Tijdbeheer is een essentiële vaardigheid waarmee eigenaars van kleine bedrijven prioriteiten kunnen stellen en kunnen focussen op de tijd die ze hebben voor de meest urgente problemen.

Tijdsbegroting Basis

"Tijdbudgettering" beschrijft activiteiten die gericht zijn op het bepalen welke taken het belangrijkst zijn en ervoor zorgen dat voldoende tijd aan die activiteiten wordt besteed. Vergelijkbaar met een financieel budget, dat inhoudt dat een overzicht wordt gemaakt van inkomsten en uitgaven om de financiële uitgaven te beheersen, omvat een tijdsbudget een lijst van dagelijkse activiteiten om prioriteit te geven aan de tijdsuitgaven.

Time Management Grid

Een tijdmanagementraster is een hulpmiddel dat managers kunnen gebruiken om belangrijke activiteiten en hun budgettijd dienovereenkomstig te identificeren. Een tijdbeheersysteem bestaat uit vier lijsten die zijn opgemaakt in een matrix van twee bij twee: lijsten met activiteiten die urgent en belangrijk zijn; activiteiten die belangrijk maar niet urgent zijn; dingen die niet belangrijk zijn maar die als afleiding dienen; en dingen die noch urgent noch belangrijk zijn. Problemen die zowel urgent als belangrijk zijn, moeten onmiddellijk worden aangepakt, terwijl activiteiten die belangrijk maar niet urgent zijn, in een schema kunnen worden geschreven om later aan te werken. Er moeten stappen worden ondernomen om afleiding te beperken en werkuren mogen niet worden besteed aan zaken die niet belangrijk of urgent zijn.

Dagelijks tijdsbudget

Een van de eenvoudigste en meest effectieve manieren om tijd te beheren, is om een ​​dagelijks tijdsbudget te maken. Aan het einde van de dag onthult de lijst met activiteiten waar tijd is besteed en welke activiteiten zijn verwaarloosd. De informatie kan worden gebruikt om een ​​dagelijkse planningsplanner op te stellen die een betere prioriteit geeft aan het gebruik van de tijd. Als een dagbudget bijvoorbeeld onthult dat een manager 30 minuten per dag bezig is met sociaal netwerken en een uur per dag e-mails schrijft, beseft hij misschien dat hij te veel tijd besteedt aan dingen die van weinig waarde zijn en in staat zijn om een gezamenlijke inspanning om die activiteiten te beperken.

Wekelijkse tijdsbegroting

Het bijhouden van het gebruik van track-uren voor een hele week kan bepaalde inzichten opleveren die een dagelijks tijdsbudget niet kan bieden. Een manager kan bijvoorbeeld vroeg in de week erg productief zijn, maar heeft de gewoonte om laat in de week te veel tijd te besteden aan niet-productieve activiteiten. Het maken van een wekelijks schema kan managers helpen om elke dag een gepaste hoeveelheid tijd aan belangrijke activiteiten te besteden.