Manieren om het archiefbeheer te bevorderen

Zelfs het kleinste bedrijf moet de waarde van records management promoten als een manier om geld te besparen en de winst te verbeteren. Een goed archiefbeheer helpt u ook de controle houden over belangrijk papierwerk en gegevens. In sommige gevallen speelt archiefbeheer een cruciale rol wanneer u documenten nodig hebt voor een audit of om de financiële stabiliteit van uw bedrijf te bepalen. (Zie referentie 1 en referentie 2)

Richtlijnen voorbereiden

De eerste stap bij het bevorderen van solide records management is om beleid en procedures voor te bereiden en te delen met uw personeel die uitleggen hoe records management wordt afgehandeld. (Zie referentie 5) Volgens de Ohio State University moet je handleiding de records bevatten die elke persoon verantwoordelijk is voor het beheer. U moet ook een methode opgeven om de inventaris op te nemen en te bepalen hoe lang een record moet worden bewaard. Andere onderwerpen zijn opslag en conversie van records naar digitale versies. (Zie referentie 3)

Opleiding

Trainingssessies kunnen werknemers helpen begrijpen hoe belangrijk het is om records management goed te beheren. Leid medewerkers door het beleid en de procedures van uw bedrijf zodat iedereen de manier begrijpt om met records om te gaan, op te slaan en te verwijderen.

Een andere tijd om medewerkers te trainen in het belang van records management is tijdens seminars over noodherstel. Omdat dit zich richt op veiligheidskwesties en verliezen voor uw bedrijf tot het minimum beperkt, moet de training zich richten op hoe archiefbeheer een vitale zorg is na een grote catastrofe. (Zie referentie 4) Nadat de training is afgerond, hang posters in gemeenschappelijke ruimtes en gebruik ze om het belang van records management aan te duiden als een herinnering om op de hoogte te blijven van papierwerk en elektronische gegevens.

Personeelsbijeenkomsten

Houd tijdens elke personeelsvergadering tijd vrij om personeel te herinneren aan specifieke elementen van uw beleid en procedures voor records management. Deze korte sessies dienen als geheugensteuntjes om werknemers te helpen om op de hoogte te blijven van het onderwerp. Verander het leerproces in een leuke activiteit door uw personeel in kleine groepen te splitsen en een quiz te geven van een of twee vragen over records management. De leden van het eerste team die het goede antwoord krijgen, winnen een kleine prijs.

Brainstorm

Of u nu uw richtlijnen voor records management voor het eerst ontwikkelt of beoordelingen uitvoert om te zoeken naar gebieden om uw procedures te verbeteren, betrek uw personeel hierbij. Stel brainstormsessies in om hun mening te vragen over het verbeteren van de archiefbeheersystemen van uw bedrijf. Promoot de sessie via e-mailherinneringen en persoonlijke e-mailuitnodigingen om het personeel aan te moedigen deel te nemen en ervoor te zorgen dat hun mening wordt gewaardeerd.