Een leveranciers Due Diligence Checklist

Een verkoper is een derde persoon of rechtspersoon die door een bedrijf wordt aangesteld met het doel goederen of diensten te leveren. Voorbeelden zijn onder andere koeriersdiensten, distributeurs van kantoorbenodigdheden en onafhankelijke consulten - externe leveranciers die werk verrichten voor bedrijven waarmee ze niet legaal in dienst zijn. Voorafgaand aan de selectie moet een verkoper goed worden doorgelicht door een eigenaar van een klein bedrijf, om ervoor te zorgen dat aan alle gewenste en vereiste behoeften wordt voldaan.

Financiële solvabiliteit

Een van de belangrijkste stappen die een eigenaar van een klein bedrijf kan nemen bij het voltooien van het leveranciersproces, is het onderzoeken van de financiële solvabiliteit van de toekomstige zakenpartner. Het is niet ongebruikelijk voor kleine bedrijven om externe leveranciers in te schakelen voor een verscheidenheid aan essentiële behoeften voor het bedrijf, zoals salarisadministratie, archiefbeheer, informatietechnologie en levering van producten. Als een huidige leverancier plotseling zou stoppen met werken, zou het boeiende bedrijf gemakkelijk in financiële ondergang kunnen worden gebracht.

Als een leverancier een beursgenoteerd bedrijf is, is het relatief eenvoudig om inzicht te krijgen in zijn financiële positie. In deze gevallen is deze informatie wettelijk beschikbaar voor het publiek. Bij het omgaan met een privé-entiteit moet de eigenaar van een klein bedrijf de verkoper grondig ondervragen met betrekking tot zijn financiële en betalingspraktijken en meerdere referenties vereisen.

Veiligheids maatregelen

Afhankelijk van de aard van een klein bedrijf en de aard van taken waarvoor de leverancier is ingeschakeld, moeten de processen en procedures rond operationele beveiliging worden bepaald en duidelijk worden uiteengezet voordat de leverancier met het bedrijf begint te werken. Dit geldt met name als de leverancier toegang heeft tot geld of vertrouwelijke gegevens, zoals de persoonlijke informatie van werknemers of klanten.

Een bedrijfseigenaar moet de potentiële verkoper ondervragen over de manier waarop ze zijn werknemers screenen. Zijn de werknemers van de leverancier bijvoorbeeld onderhevig aan een criminele achtergrond en drugsscreening? Bovendien is een grondige kennis van elk van de beveiligingscontroles van de leverancier, zoals wachtwoordbeveiliging en methode voor het vernietigen van gegevens, absoluut noodzakelijk voordat het werk begint.

Referentiecontrole

Een eigenaar van een klein bedrijf moet controleren met referenties van een potentiële leverancier. Een overvloed aan waardevolle informatie kan zelfs uit de positieve referenties worden gehaald. Hoewel een formele klant tevreden was met het werk van de verkoper, kan hij bijvoorbeeld het idee hebben dat er te weinig aandacht is besteed aan bepaalde details van het project. Naast door de leverancier verstrekte referenties moet een bedrijfseigenaar ook zelf zoeken, door contact op te nemen met de plaatselijke kamer van koophandel, het Better Business Bureau of zelfs een eenvoudige zoekopdracht op internet uit te voeren.