Gebruik van een projectplan

Voordat u aan een belangrijk project begint, is het een goede gewoonte om een ​​diepgaand projectplan op te stellen. Een projectplan communiceert het algemene doel van een bepaalde onderneming en beschrijft de specifieke taken die moeten worden uitgevoerd om een ​​duidelijk omschreven projectdoel te bereiken. Door een projectplan te gebruiken, creëert een programmamanager een raamwerk dat een projectteam in staat stelt om op tijd, op schema en binnen het budget door te gaan. Kleine bedrijven, zelfs de kleinste eenmanszaak, kunnen direct beschikbare en gratis online hulpmiddelen gebruiken om alle aspecten van de projectplanning van elke omvang te beheren.

Communiceer het doel

Een doel aangeven voor een project is als het identificeren van de schat die je zoekt voor een lange en gecompliceerde reis. Eenmaal gedeclareerd, moeten alle inspanningen worden gemeten aan de vraag of ze het team dichter bij het doel brengen. Daarom is het uiterst belangrijk om specifiek te zijn over het gewenste resultaat. Een doel om de winst te vergroten laat bijvoorbeeld te veel over voor interpretatie. Een team kan snel opgedeeld worden om dit type doel op veel verschillende manieren te bereiken. Een doelstelling om de winst te vergroten door de materiaalkosten met 10 procent te verlagen in één jaar of minder geeft iedereen echter een duidelijk doel dat specifiek is, binnen een redelijk tijdsbestek kan worden gemeten en ingesteld.

Breek in beheersbare taken

Zodra een projectdoel is ingesteld, wordt het tijd om het op te splitsen in kleinere, afzonderlijke taken. Dit maakt een groot project beter verteerbaar en hanteerbaar, omdat werkpakketten worden uitgesplitst naar specifieke teamleden of groepen die geschikt zijn voor de uit te voeren taken. Elke opdracht moet duidelijk aangeven wie wat doet en waarom - met als hoogtepunt een resultaat op een specifieke datum. Op deze manier fungeren taken als minidoelen uitgevoerd in een specifieke volgorde om het project van begin tot eind te dragen.

Resources plannen

Het ordenen van de volgorde van elke taak in een projectplan geeft iedereen een duidelijke routekaart naar het einddoel. Arbeid, materialen, machines en andere benodigde middelen voor een project moeten worden gepland met meetbare mijlpalen. Van eenvoudig tot complex, er bestaan ​​veel gratis planningshulpmiddelen om een ​​programmabeheerder te helpen bij het opstellen van een goed programmaschema, zoals Gantt- of PERT-diagrammen om alle taken en de afhankelijkheden daartussen te illustreren.

Budget- en monitoruitgaven

Er kunnen niet veel projecten met onbeperkte middelen worden uitgevoerd. Daarom is een belangrijk gebruik van een projectplan het opstellen van taken, schema's en middelen met de gebudgetteerde dollars die voor elk element zijn toegewezen. Budgetten worden continu gemonitord om er zeker van te zijn dat het plan binnen het beschikbare budget blijft. Een project binnen het budget voltooien, is nog een doel om het succes van een project te meten.

Trends voorspellen

De meeste projectmanagers gebruiken een Work Breakdown Structure, ook wel een WBS genoemd, om taken, planningen en budgetten samen te vatten voor rapportagedoeleinden. Deze populaire indeling biedt managers en teamleden een structuur om de status van de taken in een projectplan bij te houden en te geven. Belangrijker is dat alle taken periodiek worden opgerold om de algehele gezondheid van het project te voorspellen. Methoden zoals verdiende waarde gebruiken historische uitgaven om de totale kosten te projecteren als het werk op dezelfde manier doorgaat tot het einde van het programma. Dit zorgt voor corrigerende actie, zoals vereist, voordat een project uit de hand loopt en helpt de volledige inspanning tot een succesvolle voltooiing te brengen.