Soorten bewijs Wanneer de IRS de zakelijke uitgaven van een werknemer controleert

De Internal Revenue Service onderzoekt belastingaangiften voor onregelmatigheden en is bevoegd om elk terugzendings- of ondersteunend document te controleren. Een van de inhoudingen waar de IRS veel aandacht aan schenkt, zijn de bedrijfskosten van werknemers. De IRS plaatst de bewijslast dat de bedrijfsuitgaven van werknemers legitiem zijn op de belastingdossier, dus u moet een goede administratie bijhouden van uw uitgaven om IRS-boetes te voorkomen. Type records dat de IRS accepteert, inclusief bonnen, kilometerslogboeken en geannuleerde cheques.

Bewijs van aankopen

De IRS beveelt aan om de administratie van alle bedrijfsgerelateerde aankopen, zoals kantoorbenodigdheden en apparatuur, te bewaren. Deze ontvangsten kunnen de vorm aannemen van creditcardstroken, geannuleerde cheques en betalingsbewijzen. Deze documenten moeten de datum van de aankoop, het bedrag van de aankoop en een beschrijving van het gekochte item bevatten.

Bewijs van kosten

Andere soorten bedrijfsgerelateerde uitgaven die kunnen worden afgetrokken, kunnen telefoonkosten op afstand, tol- en parkeertarieven, energierekeningen, bedrijfsgerelateerd entertainment en maaltijden, internet en gsm-diensten omvatten. IRS-publicatie 503 vermeldt dat een document als voldoende bewijs wordt beschouwd "als het de hoeveelheid, datum, plaats en essentieel karakter van de uitgave toont." Kleine geldstroken, geannuleerde cheques - met ondersteunende documentatie, telefoonrekeningen met vermeldingen, geannuleerde tol en parkeerbonnen met de datum en kosten - zijn alle toegestane records.

vervoer

Vervoerskosten kunnen op twee manieren worden ingehouden: werkelijke kosten of met standaard kilometertarief. Als u de methode voor werkelijke kosten hebt gekozen, moet u alle onkostendocumentatie op dezelfde manier onderhouden als in sectie 1 en 2. Als u wordt gecontroleerd en de standaard kilometertarief gebruikt, moet u een kilometerslogboek opgeven. Als u een logboek bijhoudt, moet dit de datum van de reis, het begin en het einde van de kilometerstand, de naam van de klant en het doel van de reis weergeven.